Informationen zur deutschen Vorschrift und den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Eine kurze Geschichte der freiwilligen elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland

Seit Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 sind Behörden in Europa verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Im Rahmen dessen wurde die Norm EN 16931 entwickelt, die festlegt, welche Elemente eine elektronische Rechnung immer enthalten muss, und sowohl von der deutschen Regierung als auch von Lieferanten der deutschen Regierung übernommen wurde.

Lange Zeit wurde ZUGFeRD als möglicher Standard für den Rechnungsaustausch mit deutschen Verwaltungsorganen gehandelt, doch im Juni 2017 wurde das Format XRechnung vom IT-Planungsrat veröffentlicht und damit zu einem nationalen Standard erhoben.

Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Einrichtungen schließlich verbindlich.

Was ist der XRechnung-Standard?

XRechnung ist eine Anwendungsspezifikation des CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. XRechnung ist ein technologieneutrales Format und besteht aus einer XML-Datei, die den XML-Schemaspezifikationen der europäischen Norm EN 16931 vollständig entspricht und daher verwendet werden muss (dieser Standard ist ab dem 27. November in Deutschland verpflichtenddieser Standard ist ab dem 27. November in Deutschland verpflichtenddieser Standard ist ab dem 27. November in Deutschland verpflichtend).

Die zu verwendenden XML-Schemata sind UBL und CII bzw. Universal Business Language und UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Nur diese beiden Syntaxen sind zulässig. Die XRechnung wird nur akzeptiert, wenn sie in einer dieser beiden Syntaxen übermittelt wird.

Die erstellte XRechnung wird dann per E-Mail oder De-Mail mit XML-Anhang, EGVP/VPS (elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach/virtuelle Poststelle des Bundes) oder als Ergebnis eines ausgefüllten Onlineformulars versandt.

Der große Vorteil der XRechnung ist die klare Governance. Es ist eindeutig festgelegt, wer das Datenformat pflegt, wie neue Versionen veröffentlicht werden usw. Die XRechnung ist damit zukunftssicher.

Während die XRechnung der Standard ist, kann auch der neu veröffentlichte (Stand 11. März 2019) Standard ZUGFeRD 2.0 verwendet werden, der die Probleme des ursprünglichen ZUGFeRD-Standards aus dem Jahr 2014 ausräumt, aufgrund derer er im Rahmen der CIUS- und CEN-Modelle für Deutschland nicht konform war, als die XRechnung verabschiedet wurde.

Was ist der ZUGFeRD 2.0-Standard?

Wie bei der ersten Version sind auch in ZUGFeRD 2.0 verschiedene Profile verfügbar. Drei der fünf Profile werden in Deutschland als vollständige Steuerrechnungen anerkannt:

  • BASIC enthält die grundlegenden Informationen einer Rechnung.
  • COMFORT ist das Profil der EN 16931, das im Rahmen der EU-Richtlinie als „vollständig konform“ betrachtet wird.
  • Das EXTENDED-Profil erlaubt die Integration von spezifischen Zusatzinformationen.

Die Profile „Minimum“ und „Basic WL“ können in Deutschland nicht als vollständige Rechnungen verwendet werden.

ZUGFeRD 2.0 gilt als „hybrides“ Rechnungsdatenformat, da es eine XML-Rechnungsdatendatei in eine PDF (genauer gesagt PDF/A-3) integriert. So können die Daten (z. B. Betrag, Rechnungsnummer) problemlos ausgelesen werden. Darüber hinaus können Sie wählen, ob für die weitere Verarbeitung eine PDF-Datei oder ein XML-Datensatz verwendet werden soll.

Obwohl die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.0 ebenfalls auf der Norm EN 16931 basiert, ist XRechnung nach wie vor als zentraler Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland anerkannt.

Was bedeutet das für Sie und wie kann Tungsten Network Sie unterstützen?

Tungsten ist bereit, sowohl das XRechnung- als auch das ZUGFeRD-Format zu unterstützen und die Zustellung von Rechnungen für neue oder bestehende Webformular- oder Integrationskunden zu übernehmen. Wir unterstützen Sie beim Onboarding oder Upgrade, damit Sie am 27. November bereit sind.

Wahrscheinlich werden einige öffentliche Einrichtungen in Deutschland noch nicht in der Lage sein, über ZRE (PEPPOL Access Point) übermittelte XML-Formate (XRechnung) zu akzeptieren, sodass Sie voraussichtlich sowohl das XRechnung- als auch das ZUGFeRD-Format übernehmen müssen. Wir können Sie je nachdem, an welche öffentliche Einrichtung Sie Ihre Rechnungen stellen, beraten.

Wenn Sie sich für Tungsten entscheiden, können wir Ihre Rechnungen in beiden Formaten unter derselben Lösung zustellen, sodass Ihnen keine zusätzlichen Kosten für die Verbindung mit mehreren Einheiten entstehen. Sichern Sie mit uns die Zukunft Ihrer Rechnungszustellung.

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Ein Hinweis:

Es wird allgemein davon ausgegangen, dass die B2G-Vorgabe auch die flächendeckenden Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich auslösen wird. Integrieren Sie jetzt Ihre Lösung und skalieren Sie mit uns, sobald die B2B-Vorgabe Realität wird. Beseitigen Sie schon heute die Hürden von morgen.

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