FAQs

Ja. Navigieren Sie zu „Mein Konto“ > „Benutzer“ > „Benutzer und deren Rechte anzeigen“. Hier können Sie neue Benutzer hinzufügen, ihre Nutzungsmöglichkeiten definieren und Administratorrechte übertragen, falls nötig.

Ja, Ihre Tungsten Network-Mitgliedschaft gilt für mehrere Verbindungen.

Ja, aber es wird nicht empfohlen, da somit auch die Nutzdaten des Käufers gelöscht werden, was zu Verwirrung führen kann. Am besten reichen Sie eine Gutschrift (über die Seite „Rechnung erstellen“) ein, die die fehlerhafte Rechnung widerspiegelt und sie somit storniert.

Nein. In diesem Fall sollten Sie eine separate Gutschrift (über die Seite „Rechnung erstellen“) einreichen, die die fehlerhafte Rechnung widerspiegelt und sie somit storniert. Anschließend müssen Sie eine neue Rechnung mit den korrigierten Rechnungsdaten einreichen.

Ja. Tungsten akzeptiert American Express, egal ob Sie Tungsten Network-Transaktionen kaufen oder Ihre Rechnungen begleichen möchten. Wählen Sie beim Bezahlen einfach „Amex“ als „Kartentyp“ und fahren Sie wie gewohnt fort.

Lieferanten mit integrierter Lösung können ihre Rechnungen per Überweisung bezahlen. Navigieren Sie einfach zu Mein Unternehmen > Unternehmensinformationen > Ihr Tungsten-Konto, und klicken Sie auf „Zahlen“. Anschließend können Sie den Optionen folgen, um die benötigten Informationen zur Zahlung per Überweisung zu erhalten.

Lieferanten mit Webformular, die Tungsten Network-Transaktionen kaufen möchten, können nicht per Überweisung zahlen, sondern nur per Lastschrift oder Kreditkarte.

Sie können Berichte für Ihre Rechnungen erstellen und herunterladen, indem Sie die Optionen unter „Berichte“ in der obersten Menüleiste verwenden. Es gibt unterschiedliche Berichtoptionen für gesendete und empfangene Rechnungen, je nachdem, ob Sie Lieferant oder Käufer sind. Dort können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen.

Lieferanten mit Webformular können neue Transaktionen über das Tungsten Network-Portal kaufen. Die Seite „Tungsten Network-Transaktionen kaufen“ finden Sie im Menü „Rechnungen“ (das Menü, in dem auch die Seite „Rechnung erstellen“ aufgeführt ist).

Sie können nur Rechnungen mit dem Status „Fehlgeschlagen“ reaktivieren. Sie können dies tun, indem Sie im Menü „Rechnungen“ (das Menü, in dem auch die Seite „Rechnung erstellen“ aufgeführt ist) zur Seite „Rechnungsstatus“ navigieren. Wählen Sie eine fehlgeschlagene Rechnung oder Gutschrift aus der Liste aus, und klicken Sie auf das Symbol „Details anzeigen“. Wählen Sie „RECHNUNG REAKTIVEREN“.

Um eine Bestellung in eine Rechnung umzuwandeln, müssen Sie die Bestellung folgendermaßen akzeptieren:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Wählen Sie „Meine Bestellungen“ im Abschnitt „Zusammenfassung meiner Bestellungen“ aus und klicken Sie auf „Neu“.
3. Wählen Sie die Bestellung eines Kunden aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten (dies geht auch per Suchfunktion), und klicken Sie auf den grünen Haken ☑.
4. Prüfen Sie die Bestellung, bevor Sie auf „Bestellung annehmen“ klicken.
5. Nachdem Sie die Bestellung akzeptiert haben, können Sie Ihre Bestellung über die Bestellnummer erstellen. Nun müssen Sie nur noch die restlichen Details für die Rechnung ausfüllen.

Befolgen Sie die unten stehenden Schritte, um einen neuen Käufer-Alias hinzuzufügen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an
2. Gehen Sie zu „Kunden“ und klicken Sie auf „Kundenbeziehungen“.
3. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Kunden, um den Käufer-Alias hinzuzufügen und zu speichern.

Beachten Sie, dass Sie hierbei auf die Groß-/Kleinschreibung achten müssen. Das System übernimmt die Identifikatoren/Käufer-Aliase beim Hochladen der Datei genau so, wie Sie sie im Konto eingegeben haben.

Um Ihrem Tungsten Network-Portalkonto einen neuen Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie auf Ihren Unternehmensnamen (obere linke Ecke).
3. Klicken Sie auf der linken Seite unter „Mein Unternehmen“ > „Benutzer“ auf „Benutzer und deren Rechte anzeigen“.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihr Passwort zu ändern:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Konto an.
2. Zu Mein Konto
3. Klicken Sie auf „Mein Profil“.
4. Klicken Sie auf „Passwort ändern“.

Jetzt können Sie das Passwort ändern. Beachten Sie: Eine Multi-Faktor-Authentifizierung ist erforderlich, um das Passwort zu ändern.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Kontoadministrator zu ändern:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an (mit den Anmeldedaten des Administrators, da nur dieser die Rechte übertragen kann).
2. Klicken Sie auf Ihren Unternehmensnamen (obere linke Ecke).
3. Klicken Sie links unter „Mein Unternehmen“ > „Benutzer“ auf „Benutzer und deren Rechte anzeigen“.
Auf dieser Seite können Sie Benutzer bearbeiten/löschen oder die Administratorrechte „übertragen“.

Die Rechnungsstatusseite im Portal zeigt Ihnen, wo sich Ihre Rechnung befindet und was als Nächstes passiert. Da wir nur von einigen Kunden Statusinformationen erhalten, werden in Ihrer Rechnung mitunter nicht alle unten angezeigten Status aufgeführt. Über die Workflow-Grafik auf der Statusseite einer Rechnung sehen Sie, ob weitere Informationen verfügbar werden.

Die verfügbaren Status im Überblick:

Gesendet: Dieser Status gilt nur für Rechnungen, die über die Seite „Rechnung erstellen“ übermittelt wurden. Nach dem Senden wird die Rechnung erfasst und dieser Status wird angezeigt, bis sie verarbeitet wurde.
Angenommen: Die Rechnung wurde erfolgreich verarbeitet und wird demnächst an den Käufer übermittelt.
Fehlgeschlagen: Die Rechnung konnte nicht validiert werden. Dies wird meist durch einen Verarbeitungsfehler oder fehlende Daten, die das System, das Land oder der Käufer benötigen, verursacht.
Abgelehnt: Der Käufer hat die Rechnung abgelehnt. Wenn der Käufer weitere Informationen bereitgestellt hat, finden Sie diese im Rechnungsstatusbereich, wenn Sie die Rechnung prüfen.
Ausnahme: Der Käufer hat angegeben, dass es eventuell ein Problem mit der Rechnung gibt, dem er aktuell nachgeht. Wenn der Käufer weitere Informationen bereitgestellt hat, finden Sie diese im Rechnungsstatusbereich, wenn Sie die Rechnung prüfen.
Zugestellt: Die Rechnung wurde erfolgreich an den Käufer übermittelt. Wenn der Käufer den Rechnungsstatusdienst nicht in Anspruch nimmt, erhalten Sie keine weiteren Statusmeldungen zu dieser Rechnung.

Sie können Verbindungen über das Tungsten Network-Portal herstellen. Auf der rechten Seite der Startseite befindet sich das Suchfeld „Ihre Kunden finden…“. Geben Sie einfach den Namen des Kunden in dieses Feld ein und wählen Sie Ihren Kunden aus der Liste aus. Alternativ können Sie über die Menü-Registerkarten zur Seite „Customer Connect“ navigieren (Kunden > Mit einem Kunden verbinden) oder melden Sie sich einfach im Portal an und kopieren Sie diesen Link in die Adressleiste: https://portal.tungsten-network.com/Forms/Registration/AddCustomer

Um Ihrer Kundenliste einen neuen Kunden hinzuzufügen, benötigen wir die Tungsten Network-Kontonummer des Kunden. Sie ähnelt Ihrer eigenen Kontonummer (beginnt ebenfalls mit AAA).

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Kontonummer Ihres Kunden zu finden:
1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Kunden“ und klicken Sie dann auf „Mit einem Kunden verbinden“.
3. Geben Sie im Feld den Namen des Kunden ein und wählen Sie den richtigen Kunden im Dropdown-Menü aus.
4. Klicken Sie zum Abschluss auf „Verbinden“. Tungsten erhält dadurch automatisch eine Benachrichtigung und wir werden die Kundenbeziehung für Sie einrichten. Nach dem Einrichten der Kundenbeziehung erhalten Sie eine E-Mail und können Ihrem Kunden elektronische Rechnungen schicken.

Um eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie lediglich Folgendes tun:

1. Rufen Sie das Menü auf und wählen Sie „Rechnungen“ > „Rechnung erstellen“ aus.
2. Wählen Sie dann den gewünschten Kunden und danach den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten (Rechnung, Gutschrift oder Rechnung aus Bestellung).
3. Geben Sie die Rechnungsnummer ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“.
4. Sie gelangen zu einer neuen Seite, wo Sie Ihre Rechnungspositionen eingeben können. Zusätzlich können Sie eine Rechnung durch Umwandeln einer Bestellung erstellen, sofern Ihr Kunde die Bestellungsumwandlungs-Funktion aktiviert hat. Hat Ihr Kunde diese Funktion nicht aktiviert, befolgen Sie die obigen Schritte.
5. Sie können den interaktiven Leitfaden (das „I“-Symbol) in der unteren linken Ecke der Startseite nutzen, um Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen/Gutschriften zu erhalten.

Diese senden wir einen Monat vor Fälligkeit der Rechnung an Ihre Rechnungskontakte. Sie finden sie auch im Tungsten Network-Portal, indem Sie zu Mein Unternehmen > Unternehmensinformationen > Ihr Tungsten-Konto navigieren.

Diese Information finden Sie unter „Rechnungsstatus“ im Menü „Rechnungen“ (das Menü, in dem auch die Seite „Rechnung erstellen“ aufgeführt ist).

Rechnungen mit Tungsten Network:

• Gesendet – Ihre Rechnung liegt zur Verarbeitung vor.
• Angenommen – Tungsten Network hat Ihre Rechnung verarbeitet und sie wurde erfolgreich validiert
• Zugestellt – Die Rechnung kann abgeholt werden.

Rechnungen beim Kunden:

• Erhalten – Der Käufer hat die Rechnung abgeholt und sie ins System übertragen.
• Genehmigt – Der Käufer hat die Zahlung der Rechnung genehmigt.
• Bezahlt – Der Käufer hat die Rechnung bezahlt.

Ausnahmen:

• Fehlgeschlagen – Bei der Validierung der Rechnung durch Tungsten Network ist ein Problem aufgetreten.
• Gestoppt – Ihre Rechnung befindet sich in der Warteschleife, da der standardmäßige Genehmigungsprozess noch nicht abgeschlossen wurde. Zu diesem Zeitpunkt ist keine Aktion durch den Lieferanten erforderlich.
• Abgelehnt – Der Käufer hat die Rechnung abgelehnt.
• Ausnahme – Der Käufer hat angegeben, dass möglicherweise ein Problem mit der Rechnung vorliegt.

Folgen Sie den nachfolgenden Anweisungen, um Ihre Kontakte zu verwalten:
1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie auf Ihren Unternehmensnamen (obere linke Ecke).
3. Klicken Sie auf der linken Seite unter „Mein Unternehmen“ > „Kontakte“ auf „Kontakte anzeigen und verwalten“.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf alle Optionen in Ihrem Konto zugreifen zu können:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Konto an.
2. Navigieren Sie zu „Mein Konto“.
3. Klicken Sie auf „Mein Unternehmen“.
4. Klicken Sie auf „Benutzer“.
5. Klicken Sie auf „Benutzer und deren Rechte anzeigen“.
6. Suchen Sie in der Liste der Benutzer nach Ihrem Benutzernamen.
7. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben Ihrem Namen.
8. Aktualisieren Sie die Daten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Tungsten Network-Anmeldung erlauben”.
9. Speichern Sie die Änderungen.
10. Scrollen Sie nach oben und klicken Sie auf die Registerkarte „Zugriffsrechte“.
Hier können Sie die Optionen auswählen, die verfügbar sein sollen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Support-Ticket zu erstellen:
1. Melden Sie sich beim Portal an.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt „Hilfe und Support“.
3. Klicken Sie auf „Erstellen Sie ein Support Ticket“.

Sie können eine „fehlgeschlagene“ Rechnung nur korrigieren, indem Sie eine korrigierte Rechnung mit derselben Rechnungsnummer übermitteln. Dadurch wird das vorherige Dokument überschrieben.

Wenn die fehlgeschlagene Rechnung nicht im Bericht angezeigt werden soll, können Sie die Rechnung öffnen und auf die Schaltfläche „Nicht nachverfolgt“ klicken. Dadurch ändert sich zwar nicht der Status der Rechnung, aber sie wird nicht mehr in der Statistik angezeigt.

Beachten Sie, dass nur der Administrator (und Tungsten) die Rechte übertragen kann. Benutzer können dies nicht.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Rechte für ein Konto an einen anderen Benutzer zu übertragen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an (mit den Anmeldedaten des Administrators).
2. Klicken Sie auf Ihren Unternehmensnamen (obere linke Ecke).
3. Klicken Sie auf der linken Seite unter „Mein Unternehmen“ > „Benutzer“ auf „Benutzer und deren Rechte anzeigen“.

Auf dieser Seite können Sie Benutzer bearbeiten/löschen oder die Administratorrechte „übertragen“.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Banküberweisungsdaten zu aktualisieren:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an
2. Klicken Sie auf Ihren Unternehmensnamen (obere linke Ecke).
3. Klicken Sie auf der linken Seite unter „Mein Unternehmen“ > „Rechnungsinformationen“ auf „Auftragsdetails“

Auf dieser Seite können Sie Ihre Banküberweisungsdaten anpassen.

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Reiter „Hilfe & Support“ rechts oben, um das Menü einzublenden, und wählen Sie „Tickets anzeigen“. Ihre aktiven Anfragen werden in einer Liste angezeigt. Verwenden Sie das Symbol „Anzeigen“, um die Anfragen zu lesen und zu beantworten.

Sie können die Informationen in Ihrem Tungsten-Konto, wie den Unternehmensnamen, die Adresse, Ihre eigenen Benutzerdaten oder Bankdaten, aktualisieren oder bearbeiten oder sogar Benutzer hinzufügen oder entfernen. Dies ist über das Portalmenü möglich. Navigieren Sie dazu einfach zu Ihrem Konto. Das Menü finden Sie in der oberen rechten Ecke der Startseite.

Beachten Sie: Nicht jeder Kunde akzeptiert Anhänge. Wenn Sie die nachfolgenden Schritte nicht befolgen können, vergewissern Sie sich zuerst bei Ihrem Kunden, dass er Anhänge über Tungsten Network akzeptiert. Jeder Kunde hat andere Konfigurations-, Zeitrahmen- und Formatanforderungen, die sich auf diese Schritte auswirken können. Bei Problemen können Sie jederzeit ein Ticket beim Tungsten Network-Support erstellen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie einer Datei einen Anhang hinzufügen möchten:

1. Laden Sie die Datei hoch, der Sie einen Anhang hinzufügen möchten.
2. Warten Sie, bis das System die Datei verarbeitet hat und der Status auf „Angenommen“ geändert wurde.
3. Klicken Sie im Tungsten Network-Portalkonto auf die Registerkarte „Rechnungsstellung“.
4. Klicken Sie auf „Rechnungen mit ausstehenden Anhängen“.
5. Wählen Sie die relevante Datei in der Liste aus.

Hier können Sie dann die Anhänge hinzufügen und die Rechnung freigeben.

Nachdem Sie auf „Rechnung erstellen“ geklickt haben, sehen Sie ein Dropdown-Menü, in dem der Name eines Ihrer Konten angezeigt. Klicken Sie einfach auf das Menü, um das richtige Konto auszuwählen.

Klicken Sie nach der Auswahl des Kontos (AAA-Nr.) auf den Abschnitt „Kunde“, um den Kunden auszuwählen (falls Sie den Kunden nicht in der Liste finden können und Sie stattdessen die Kunden des anderen Kontos sehen, schließen Sie die Liste und klicken Sie erneut auf den Abschnitt „Kunde“). Sie sollten jetzt eine größere Liste sehen, in der die restlichen Kunden angezeigt werden. Klicken Sie unten auf der Liste auf „Weiter“, um die nächste Seite der Kundenliste anzuzeigen.

Denken Sie daran, dass nicht alle Kunden das Löschen von Rechnungen zulassen. Bei einigen müssen Sie stattdessen eine Gutschrift ausstellen. Sie sollten sich mit Ihrem Käufer absprechen, um sicherzustellen, dass Sie Rechnungen aus Ihrem System löschen dürfen.

Wenn Sie eine Rechnung löschen lassen möchten, benötigen wir die schriftliche Zustimmung Ihres Kunden, dass die angegebene Rechnung gelöscht werden darf.

Erstellen Sie ein Support-Ticket, sobald Sie die Bestätigung erhalten haben, damit wir schnellstmöglich mit der Löschung beginnen können. Fügen Sie die Bestätigung dem Ticket hinzu.

Wenn Sie Ihre Rechnung oder Gutschrift reaktivieren, wird ein grünes Benachrichtigungsfeld angezeigt, das Sie darüber informiert, dass Ihre Rechnung reaktiviert wurde. Es enthält einen Link, über den Sie die neue Rechnung abrufen können.

Außerdem können Sie die Rechnung in der Liste „Gespeicherte Rechnungen“ auf der Seite „Rechnung erstellen“ aufrufen und bearbeiten.

Mit der elektronischen Rechnungsstellung von Tungsten Network gibt es keine Verpflichtung, Rechnungen auszudrucken oder Kopien Ihrer Rechnungen aufzubewahren. Tungsten Network übermittelt die Rechnungsdaten nicht nur an das Rechnungssystem des Käufers, sondern sendet auch eine digital signierte PDF-Datei, die für die eigenen Abläufe und Steuerprüfungszwecke verwendet werden kann. Dies ist die Rechnung, die die steuerlichen Auflagen erfüllt.

Tungsten Network speichert alle Rechnungen, die über das Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung im Rechnungsarchiv eingehen. Alle Mitglieder des Netzwerks können rund um die Uhr über das Tungsten Network-Portal auf dieses Archiv zugreifen.

Um die Übermittlung doppelter Rechnungen zu verhindern, ist der übliche Vorgang in solch einem Fall, eine schriftliche Bestätigung des Kunden für Rechnungen anzufordern, die erneut übermittelt werden sollen. So können wir die fehlenden Rechnungen einfach für Sie neu verarbeiten.

Prüfen Sie den Status aller betreffender Rechnungen. Wenn der Status „Zugestellt“ lautet und der Kunde die Rechnung nicht finden/sehen kann, erstellen Sie bitte ein Support-Ticket.

Sobald Sie die Bestätigung des Kunden erhalten haben, erstellen Sie bitte ein weiteres Support-Ticket mit der E-Mail als Anhang (inklusive Rechnungsinformationen der Rechnungen, die der Kunde nicht erhalten hat), damit wir die erneute Übermittlung einleiten können.

Das Zahlungsdatum wird vom Käufer festgelegt. Tungsten Network hat keine Auskunft darüber, wann die Bezahlung erfolgt. Sie sollten sich mit dieser Frage an Ihren Käufer wenden.
Die Zahlung erfolgt aber üblicherweise auf das Bankkonto, das Sie auf Ihrer Rechnung angegeben hat.

Sie können die Bankdaten auch folgendermaßen anpassen:

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke im Portal auf „Ihr Konto“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungsinformationen“ auf „Auftragsdetails“.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Überweisungsempfänger: Bankinformationen“.
4. Fügen Sie ein Konto hinzu oder bearbeiten Sie ein vorhandenes Konto.

Wenn Sie Tungsten Network-Transaktionen für ein Konto mit Webformular kaufen, senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail an die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich zum Zeitpunkt des Transaktionskaufs an diesem Konto angemeldet haben. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht mit einem Transaktionsreferenzcode.

Sie können den Verlauf Ihrer Transaktionen überprüfen, indem Sie im Menü „Rechnungen“ (das Menü, in dem auch die Seite „Rechnung erstellen“ aufgeführt ist) zu „Tungsten Network-Transaktionen kaufen“ navigieren. Den Verlauf Ihrer Transaktionskäufe können Sie in einem Feld auf der rechten Seite einsehen.

Klicken Sie auf den Namen Ihres Unternehmens oben links im Tungsten Network-Portal. Ihre AAA-Nummer finden Sie ganz unten auf der Seite „Angaben zum Unternehmen“. Alternativ können Sie auf „Hilfe & Support“ oben rechts klicken. Ihre AAA-Nummer wird anschließend im Feld „Hilfreiche Informationen“ auf der linken Seite angezeigt.

Wenn Sie im Tungsten Network-Portal eingeloggt sind, wählen Sie „Meine Bestellungen“ in der obersten Menüzeile.

Mit elektronischen Rechnungen über das Tungsten Network optimieren Sie den komplexen Rechnungsprozess. So können Lieferanten Rechnungsdaten schnell und einfach über ihre vorhandenen Systeme und im bewährten Datenformat übermitteln. Der Käufer erhält die Daten direkt über sein Buchhaltungssystem, wodurch die manuelle Eingabe hinfällig wird. Des Weiteren kann Tungsten Network gewisse Unternehmensregeln festlegen, wie die Notwendigkeit einer Bestellnummer, damit keine Zeit damit verschwendet wird, fehlenden Informationen hinterherzujagen.

Lieferanten profitieren davon, dass Rechnungen schneller verarbeitet werden können, was wiederum zu schnellerer Bezahlung führt. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der Geschäftsbeziehungen bei und ermöglicht Unternehmen mehr Kontrolle über ihren Geldfluss, sondern gestattet auch frühzeitige Verhandlungen bezüglich der Bezahlung. Bestellungen können mit nur einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden, was ein enormes Potential für Zeiteinsparungen bietet. Außerdem erhalten Sie über den Rechnungsstatusservice dank Echtzeitstatusmeldungen zu Ihren Rechnungen die Möglichkeit, vollständige Transparenz über den Rechnungsprozess zu erlangen.

Rechnungsbilder werden automatisch im Archiv von Tungsten Network gespeichert, wo jeder Kunde mit aktivierter Archivierungsoption darauf zugreifen kann.

Käufer, die unsere Best Practices befolgt haben, konnten Folgendes erreichen: 50 % der anvisierten Lieferanten haben sich innerhalb von 6 Monaten registriert; ROI wurde in nur 6 Monaten erreicht, anstatt wie üblich erst nach einem Jahr; und Kosten wurden im Schnitt um 60 % gesenkt.

Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihre Prozesse optimieren können.

Die Kreditorenbuchhaltung profitiert davon, dass Papierrechnungen der Vergangenheit angehören. Die Daten werden elektronisch direkt an das Buchhaltungssystem gesendet, sodass die manuelle Eingabe entfällt:

• Die Rechnungsdaten werden mit den festgelegten Unternehmensregeln abgeglichen. Fehlenden Bestellnummern muss nicht hinterhergejagt werden.
• Sie erhalten digital signierte Rechnungsbilder, die für Workflow- und Audit-Zwecke genutzt werden können.
• Die Übermittlungs- und Rechnungsstatus werden über das Tungsten Network-Portal garantiert bereitgestellt. Anrufe von Lieferanten, die sich über ihre Rechnungen informieren, entfallen komplett.
• Das Team kann sich auf Aufgaben mit einem höheren Wertschöpfungspotential konzentrieren.
• Die Kosten für die Rechnungsverarbeitung sinken im Schnitt um 60 %.

Da dank der elektronischen Rechnungen über Tungsten Network Papierrechnungen der Vergangenheit angehören, wirkt sich dies unmittelbar positiv auf die Umwelt aus.

Es wird nicht nur weniger Papier verbraucht, sondern auch keine unnötige Energie mehr für den Transport, die Lagerung und die Entsorgung von Papierrechnungen verschwendet. Ausgehend von der Anzahl an Rechnungen allein in Europa, könnten 762.383 Tonnen Papier (fast 13 Millionen Bäume) eingespart werden, wenn diese Rechnungen elektronisch versendet würden. Ebenfalls könnte genug Treibstoff gespart werden, um 381.000 Haushalte ein Jahr lang mit Strom zu versorgen, und auf Deponien würden über 1,8 Millionen Kubikmeter weniger Müll entstehen.

Durch die Analyse von Kampagnen erhalten Käufer geografisch dargestellte Informationen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung über eine Lieferanten-Onboarding-Kampagne hinweg, was für eine zielgerichtete Interaktion mit Ressourcen unverzichtbar sein kann.

Portal-Analysen bieten eine Aufschlüsselung der Benutzeraktivität Ihrer Lieferanten im Tungsten Network-Portal.

Ausgabenanalysen machen Trends in der Beschaffung sichtbar und suchen nach vorhandenen Preisabweichungen, um Einsparungspotenzial zu erkennen.

Die Ausgabenanalyse wird in drei Varianten angeboten:

Kostenlos – Durch diesen Service erhalten Sie Zugriff auf allgemeine Trends und bekommen einen Überblick über Ihre langfristigen Ausgaben, einschließlich einer Aufschlüsselung der Währungen, die Sie am häufigsten verwenden, und der Lieferanten, mit denen Sie die meisten Transaktionen durchführen.

Bezahlt – Hier erhalten Sie eine detailliertere Zusammenfassung Ihrer Ausgabenmuster, mit der Sie ermitteln können, wo Produkte de facto gleich, aber unterschiedlich teuer sind.

Premium – Dieses Paket umfasst alle Analysefunktionen. Sie können damit Preisunterschiede oder sogar potentiell falsche Steuerallokationen auf Rechnungen feststellen, um die Mehrwertsteuer leichter zurückzufordern. Mit der Premium-Funktion erhalten Sie den vollständigen Überblick über Ihre Beschaffungsausgaben. Unsere Recherchen deuten darauf hin, dass ein durchschnittlicher Käufer mithilfe dieses Tools etwa 1–4 % seiner jährlichen Ausgaben einsparen kann.

Elektronische Rechnungen bieten viele Vorteile:

• Papierverarbeitung wird hinfällig (kein Papier, das verarbeitet werden müsste)
• Datenqualität wird drastisch erhöht (keine manuelle Dateneingabe/OCR)
• Keine verlorenen Rechnungen (alle Rechnungen landen direkt im Kreditorenbuchhaltungs- oder Workflow-System)
• Bessere Berichterstellung und Transparenz
• Mehr Rabattmöglichkeiten bei frühen Zahlungen
• Bessere Lieferantenbeziehungen

Außerdem profitieren die Mitglieder des Tungsten Network von unseren bewährten Ratschlägen und unserem Fachwissen:

• Einzig wahrer weltweiter Netzwerkanbieter
• Bewährte Lieferantenregistrierung – wir registrieren Lieferanten proaktiv für das Netzwerk
• Erstklassiges Programm- und Kontomanagement – garantierter Erfolg von der Implementierung bis zur täglichen Nutzung des Programms
• Maßgeschneiderte Implementierung und Zuordnung, um sicherzustellen, dass die bestehenden Systeme von Käufern und Lieferanten in das Tungsten Network integriert werden können
• Keine Installation weiterer Hardware oder Software notwendig; Tungsten Network stellt einen komplett verwalteten Service bereit

Durch das Befolgen bewährter Ratschläge konnten Kunden folgende Erfolge erzielen:

• 50 % der anvisierten Lieferanten haben sich innerhalb von 6 Monaten registriert.
• ROI wurde in nur 6 Monaten erreicht, anstatt wie üblich erst nach einem Jahr.
• Kosten wurden im Schnitt um 60 % gesenkt.

Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Geschäftsvorteile elektronischer Rechnungen mit Tungsten Network zu erfahren.

Der größte Vorteil von Tungsten Network Workflow liegt darin, dass es sich um eine gebrauchsfertige Lösung handelt, die individuell an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann und nicht von Grund auf maßgeschneidert werden muss. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für die Implementierung der Lösung um mehrere Wochen. Außerdem kann sie problemlos in Echtzeit mit externer Software wie SAP integriert werden. Automatische Bestellungsabgleichung und erweiterte Ausnahmebehandlungsmöglichkeiten sorgen für eine verbesserte Datengenauigkeit, was häufig zu einem besseren Verhältnis zwischen Käufern und Lieferanten führt.

Mit elektronischen Rechnungen über das Tungsten Network optimieren Sie den komplexen Rechnungsprozess. So können Lieferanten Rechnungsdaten schnell und einfach über ihre vorhandenen Systeme und im bewährten Datenformat übermitteln. Der Käufer erhält die Daten direkt über sein Buchhaltungssystem, wodurch die manuelle Eingabe hinfällig wird. Des Weiteren kann Tungsten Network gewisse Unternehmensregeln festlegen, wie die Notwendigkeit einer Bestellnummer, damit keine Zeit damit verschwendet wird, fehlenden Informationen hinterherzujagen.

Lieferanten profitieren davon, dass Rechnungen schneller verarbeitet werden können, was wiederum zu schnellerer Bezahlung führt. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der Geschäftsbeziehungen bei und ermöglicht Unternehmen mehr Kontrolle über ihren Geldfluss, sondern gestattet auch frühzeitige Verhandlungen bezüglich der Bezahlung. Bestellungen können mit nur einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden, was ein enormes Potential für Zeiteinsparungen bietet. Außerdem erhalten Sie über den Rechnungsstatusservice dank Echtzeitstatusmeldungen zu Ihren Rechnungen die Möglichkeit, vollständige Transparenz über den Rechnungsprozess zu erlangen.

Rechnungsbilder werden automatisch im Archiv von Tungsten Network gespeichert, wo jeder Kunde mit aktivierter Archivierungsoption darauf zugreifen kann.

Käufer, die unsere Best Practices befolgt haben, konnten Folgendes erreichen: 50 % der anvisierten Lieferanten haben sich innerhalb von 6 Monaten registriert; ROI wurde in nur 6 Monaten erreicht, anstatt wie üblich erst nach einem Jahr; und Kosten wurden im Schnitt um 60 % gesenkt.

Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihre Prozesse optimieren können.

Das Debitorenbuchhaltungsteam profitiert von einer schnellen und garantierten Rechnungsübermittlung.

• Ihre Kunden können Rechnungen schneller verarbeiten.
• Es muss keine Zeit mehr verschwendet werden, „verlorene“ Rechnungen aufzuspüren.
• Der Rechnungsstatus kann über das Tungsten Network-Portal nachverfolgt werden. Durch die Rechnungsvalidierung wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Rechnungsdaten gleich beim ersten Mal übermittelt werden.
• Über das Rechnungsarchiv können Sie zu Berichts- und Audit-Zwecken auf die übermittelten Rechnungen zugreifen.

„Das Versenden einer elektronischen Rechnung kostet uns einfach nur einen Bruchteil dessen, was der Versand per Post kostet, aber es gibt noch andere Vorteile, die für uns viel wertvoller sind. Unsere Rechnungen kommen garantiert und schnell an und Anfragen werden schneller beantwortet, was letztendlich bedeutet, dass wir ohne Verzögerung bezahlt werden.“ Financial Controller, Poulten & Graf

Da dank der elektronischen Rechnungen über Tungsten Network Papierrechnungen der Vergangenheit angehören, wirkt sich dies unmittelbar positiv auf die Umwelt aus.

Es wird nicht nur weniger Papier verbraucht, sondern auch keine unnötige Energie mehr für den Transport, die Lagerung und die Entsorgung von Papierrechnungen verschwendet. Ausgehend von der Anzahl an Rechnungen allein in Europa, könnten 762.383 Tonnen Papier (fast 13 Millionen Bäume) eingespart werden, wenn diese Rechnungen elektronisch versendet würden. Ebenfalls könnte genug Treibstoff gespart werden, um 381.000 Haushalte ein Jahr lang mit Strom zu versorgen, und auf Deponien würden über 1,8 Millionen Kubikmeter weniger Müll entstehen.

Elektronische Rechnungen bieten viele Vorteile:

• Papierverarbeitung, Ausdrucke, Umschläge und Briefe gehören der Vergangenheit an
• Rechnungen werden direkt an die Systeme der Kunden übermittelt
• Rechnungen werden schneller verarbeitet und genehmigt, was frühere Zahlungen ermöglicht
• Rechnungen gehen nicht mehr verloren
• Bessere Berichterstellung und Transparenz
• Bessere Kundenbeziehungen 

Außerdem profitieren die Mitglieder des Tungsten Network von unseren bewährten Ratschlägen und unserem Fachwissen:

• Einzig wahrer weltweiter Netzwerkanbieter
• Erstklassiges Kontomanagement – garantierter Erfolg von der Implementierung bis zur täglichen Nutzung des Programms
• Maßgeschneiderte Implementierung und Zuordnung, um sicherzustellen, dass die bestehenden Systeme von Käufern und Lieferanten in das Tungsten Network integriert werden können
• Keine Installation weiterer Hardware oder Software notwendig; Tungsten Network stellt einen komplett verwalteten Service bereit

Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Geschäftsvorteile elektronischer Rechnungen mit dem Tungsten Network zu erfahren.

Wenn Early Payment zur Verfügung steht, müssen Lieferanten nicht länger auf die Zahlungen Ihres Kunden für Waren und/oder Dienstleistungen, die bereits erbracht wurden, warten. Sie können auf Geld zugreifen, das Ihnen bereits zusteht, haben jedoch die Freiheit, das zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl zu tun. Somit haben Sie viel mehr Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine rechtzeitige Finanzspritze kann von Unternehmen vielfältig eingesetzt werden, beispielsweise um einen besonders großen Auftrag zu stemmen oder eigene bevorstehende Zahlungen zu tätigen.

Global Payments bedeutet, dass Lieferanten die Umrechnungsraten fremder Währungen umgehen und so die eigene Bilanz erheblich verbessern können. Bei Überweisungen sind Einsparungen von bis zu 90 % möglich. Payoneer ist außerdem eine äußerst sichere Methode zum Empfangen von Zahlungen an sich und wird von globalen Riesen wie Amazon und Airbnb verwendet.

Ja, die elektronische Rechnungsstellung von Tungsten Network wird den örtlichen Mehrwertsteuer- und steuerrechtlichen Vorgaben gerecht. Wir arbeiten eng mit PwC zusammen, um sicherzustellen, dass die Steuergesetzgebung und Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllt werden.

Käufer und Lieferanten im Tungsten Network erhalten eine digital signierte PDF-Datei mit der Rechnung. Diese Datei entspricht den steuerrechtlichen Vorgaben. Der Käufer kann sie für seine Abläufe und Auditprozesse verwenden.

Mitglieder von Tungsten Network können die digital signierte PDF-Datei in ihrem eigenen elektronischen Archiv speichern oder rund um die Uhr im Tungsten Network-Archiv darauf zugreifen.

Kontaktieren Sie uns, damit wir unsere globale Compliance im Detail besprechen können.

Ja, Tungsten Network ist global aufgestellt. So können Mitglieder Rechnungen auf der ganzen Welt austauschen. Tungsten Network berücksichtigt die vor Ort geltende Steuergesetzgebung, was Ihren Compliance-Prozess erleichtert. Wir arbeiten eng mit PwC zusammen und stellen sicher, dass wir steuerliche und rechnungsbezogene Vorgaben in Europa, Nordamerika und im asiatisch-pazifischen Raum erfüllen.

Kontaktieren Sie uns, damit wir unsere globale Compliance im Detail besprechen können.

Nein. Wenn Sie sich für Tungsten Network entscheiden, müssen Sie nicht in weitere Hardware oder Software investieren. Die Integrations- und Zuordnungsteams kümmern sich außerdem um die komplette Integration. Sie nutzen die vorhandenen Buchhaltungssysteme und Datendateien Ihres Unternehmens und die Ihrer Lieferanten oder Kunden, um einen reibungslosen Übergang zu garantieren.

Mit den elektronischen Rechnungen von Tungsten Network können auch kleine Lieferanten elektronische Rechnungen senden. Lieferanten ohne Rechnungsstellungssystem oder solche, die nicht genug Rechnungen verschicken, um eine integrierte Lösung zu rechtfertigen, können das Webformular nutzen. Dieses steht rund um die Uhr über das Tungsten Network-Portal zur Verfügung. Lieferanten müssen sich lediglich mit ihrem Konto anmelden und ihre elektronische Rechnung online erstellen. Die Daten werden über das Tungsten Network an die Kunden übermittelt und dabei denselben Prüfungen unterzogen wie bei der integrierten Lösung.

Kunden, die das Webformular verwenden, profitieren weiterhin von den Berichterstellungsfunktionen im sicheren Online-Portal und können Support anfordern sowie auf das Rechnungsarchiv zugreifen.

„Als kleines Unternehmen ist es für uns besonders wichtig, schnell bezahlt zu werden. Mit Tungsten Network ist das kein Problem. Wir werden informiert, wenn unsere Rechnungen erfolgreich übermittelt wurden und vom Kunden verarbeitet werden. Das Übermitteln von Rechnungen online über das Tungsten Network ist einfach und sicher und vor allem können wir so einen unserer wichtigsten Kunden weiterhin glücklich machen.“ Gründer von Glenammer, Engineering L

Im Wesentlichen ist die digitale Signatur ein Beweis für den Käufer, dass eine Rechnung tatsächlich von dem Lieferanten stammt, der darauf genannt wird. Digitale Signaturen dienen dazu, die Authentizität der Herkunft einer Rechnung sowie die Integrität der im ursprünglichen Dokument enthaltenen Daten zu beweisen. Signaturen von Tungsten Network werden von TrustWeaver ausgestellt und enthalten einen Zeitstempel.

Alle Rechnungssignaturen müssen vor der weiteren Bearbeitung verifiziert werden, um einen lückenlosen Audit-Trail zu gewährleisten. Tungsten Network kann dies mit der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Kunden, falls erforderlich, für Sie erledigen.

EBPP steht für „Electronic Bill Presentment and Payment“ (übersetzt in etwa „Elektronische Abrechnungseinreichung und -zahlung“). Hierbei handelt es sich lediglich um die integrierte Einreichung von Abrechnungen (Rechnungen), damit diese dem Kunden vorliegen und der Zahlungsprozess eingeleitet werden kann.

Andere Begriffe für EBPP sind etwa elektronische Abrechnung oder e-Billing. Diese Begriffe werden für gewöhnlich verwendet, wenn die Nutzung des Dienstes primär vom Lieferanten ausgeht. Er sendet seine Rechnungen über denselben Prozess an viele Kunden (Käufer).

EBPP-Lösungen ermöglichen es Lieferanten und Käufern, Rechnungsdaten elektronisch auszutauschen, damit sie vorgelegt und für die Zahlung verarbeitet werden können. Die Vorteile eines EBPP-Systems wie des Tungsten Network für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung umfassen den Wegfall manueller Verarbeitung, verbesserte Transparenz beim Geldfluss, die Fähigkeit, rechtzeitig zu bezahlen, und den Zugriff auf ein sicheres Archiv.

EIPP steht für „Electronic Invoice Presentment and Payment“ (übersetzt in etwa „Elektronische Rechnungsübermittlung und -zahlung“). Hierbei handelt es sich schlichtweg um den Vorgang, bei dem Käufer und Lieferanten Rechnungen über Lösungen wie das Tungsten Network austauschen und verwalten.

Andere Begriffe für EIPP sind etwa elektronische Rechnungsstellung oder e-Invoicing. Diese Begriffe werden für gewöhnlich verwendet, wenn die Nutzung des Dienstes primär vom Käufer ausgeht. Er erhält seine Rechnungen über denselben Prozess von vielen seiner Lieferanten.

Durch EIPP-Lösungen können Käufer und Lieferanten Finanzdokumente elektronisch austauschen (nicht nur Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Überweisungsanweisungen usw.) und die Verarbeitung dieser Dokumente schnell und sicher online verwalten. Die Vorteile eines EIPP-Systems wie des Tungsten Network für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung umfassen den Wegfall manueller Verarbeitung, verbesserte Transparenz beim Geldfluss, die Fähigkeit, rechtzeitig zu bezahlen, und den Zugriff auf ein sicheres Archiv.

P2P ist die Abkürzung für Purchase-to-Pay (oder Procure-to-Pay). Übersetzt bedeutet das so viel wie „Kaufen bis Bezahlen“ oder „Beschaffen bis Bezahlen“. Es handelt sich dabei um den kompletten Vorgang vom Kauf der Waren durch einen Käufer bis zum Zahlungseingang beim Lieferanten.

Viele Lösungen helfen bei der Optimierung dieses Prozesses, darunter auch Online-Einkaufstools, Bestelllieferung, elektronische Rechnung, Workflow-Lösungen und elektronische Zahlungen.

Tungsten Network arbeitet mit vielen führenden Organisationen zusammen, um die besten Lösungen für alle Anforderungen unserer Kunden anbieten zu können.

Tungsten Network speichert alle Rechnungen, die über das Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung im Rechnungsarchiv eingehen. Alle Mitglieder des Netzwerks können rund um die Uhr über das Tungsten Network-Portal auf dieses Archiv zugreifen. Rechnungen werden sequenziell gespeichert und können zu jeder Zeit durchsucht werden. Solange Rechnungen im e-Archiv gespeichert werden, garantiert Tungsten Network die Lesbarkeit und Schutz vor unbefugtem Zugriff.

PricewaterhouseCoopers berät Tungsten Network in Steuerangelegenheiten. Tungsten Network nutzt die Dienstleistungen lokaler PwC-Unternehmen, um sich mit den jeweiligen lokalen Steuerbehörden in Verbindung zu setzen. So stellen wir sicher, dass wir immer über die aktuellen Steuerinformationen verfügen und diese in den Aufbau unseres Produkts einfließen lassen können.

Unsere Rechnungen signieren wir digital mit TrustWeaver. TrustWeaver bietet Tools, die Compliance und Auditierbarkeit von Geschäftsdokumenten und -prozessen durch innovative elektronische signaturbasierte Lösungen erleichtern.

In diesem Fall kann Tungsten keine rechtlich gültige elektronische Steuerrechnung ausstellen, die von TrustWeaver digital signiert wurde. Stattdessen stellt Tungsten eine Workflow-Abbildung der Rechnung zur Verfügung, die alle relevanten Informationen enthält, jedoch nicht als rechtsgültiges Dokument für Rechnungsprüfungen oder Mehrwertsteuer-Rückerstattungen verwendet werden kann.

Diese finden Sie im Archiv von Tungsten Network.

Es ist üblich, dass Unternehmen mehr als einen Mittelsmann haben, aber beachten Sie dabei, dass jede Rechnung nur ein einziges Mal übermittelt wird. Um doppelte Rechnungen zu verhindern, vergewissern Sie sich, dass alle Rechnungen, die Sie über Tungsten Network übermitteln, nicht auch an einen weiteren Mittelsmann gesendet wurden und umgekehrt.

Wenn Sie Informationen dazu erhalten möchten, wie Sie alle Ihre Rechnungen über einen einzigen Dienstleistungsanbieter übermitteln können, wenden Sie sich an [email protected].

Es ist rechtlich nicht erforderlich, dass grenzüberschreitende Rechnungen an das SdI übermittelt werden. Daher übermitteln wir diese Rechnungen standardmäßig auch nicht an das SdI. Mit der ganzheitlichen Debitorenbuchhaltungslösung von Tungsten Network ist dies jedoch möglich.

Wenn Sie Informationen dazu erhalten möchten, wie Sie alle Ihre Rechnungen über einen einzigen Dienstleistungsanbieter übermitteln können, wenden Sie sich an [email protected].

Ja. Übermitteln Sie Ihre grenzübergreifenden Rechnungen bitte weiterhin wie gehabt über Tungsten Network. Wir stellen sicher, dass Ihre Kunden sie wie gewohnt erhalten.

Das Spezialarchiv erfüllt die besonderen Anforderungen Italiens, weshalb Tungsten Network empfiehlt, dieses zu nutzen. Die Wahl liegt jedoch bei Ihnen. Lieferanten, die sich dagegen entscheiden, finden die Rechnungsbilder im Standard-Archiv von Tungsten Network.

Nein, Tungsten Network ist ein registrierter Mittelsmann des SdI und übermittelt alle inländischen Rechnungen in Italien in Ihrem Namen an das SdI. Um doppelte Rechnungen zu verhindern, sollten Sie Ihre Rechnungen nur über Tungsten Network übermitteln.

Tungsten Network hat Ihrem Unternehmen dazu bereits ein aktualisiertes Dokument mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugesendet. Wenn Sie eine Kopie der gerichtlichen Aktualisierung benötigen, schicken Sie eine E-Mail an [email protected]. Wir lassen Ihnen diese dann auf italienisch oder englisch zukommen.

Ja. Sofern der Kunde nicht ausdrücklich das Gegenteil angegeben hat, übermitteln Sie Ihre Rechnungen bitte weiterhin über Tungsten Network. Tungsten Network bietet Funktionen und Vorteile, die Ihrem Kunden mit einem anderen Prozess verwehrt bleiben.

Tungsten Network unterstützt laufende Rechnungsnummern, aber wir vergeben sie nicht selbständig. Der Lieferant stellt die Rechnungsnummer bereit, Tungsten Network erlaubt jedoch keine doppelten Rechnungsnummern.

Sie können den Status Ihrer Rechnungen wie gewohnt auf der Rechnungsstatusseite abrufen.

Tungsten Network ist mehr als nur ein Mittelsmann für das SdI. Wir bieten eine ganzheitliche Dienstleistung für die elektronische Rechnungsstellung sowie Funktionen und Vorteile, die Ihrem Kunden mit anderen Prozessen verwehrt bleiben.

Eine Übersicht aller Vorteile der Übermittlung von Rechnungen über Tungsten Network im Vergleich zur direkten Übermittlung an das SdI finden Sie in der unten stehenden Tabelle.

Ja. Übermitteln Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt. Sollten Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Solange Sie keine doppelten Rechnungen übermitteln, gibt es kein Risiko. Um doppelte Rechnungen zu verhindern, vergewissern Sie sich, dass alle Rechnungen, die Sie über Tungsten Network übermitteln, nicht auch an einen weiteren Mittelsmann gesendet wurden und umgekehrt.

Wenn Sie Informationen dazu erhalten möchten, wie Sie alle Ihre Rechnungen über einen einzigen Dienstleistungsanbieter übermitteln können, wenden Sie sich an [email protected].

Ja, Tungsten Network ist ein rechtlich anerkannter Mittelsmann des SdI.

Wie oben bereits erwähnt, erwartet der Kunde, dass Sie die Rechnungen über Tungsten Network übermitteln, sofern er dies nicht explizit anders angegeben hat. Tungsten Network bietet Funktionen und Vorteile, die Ihrem Kunden mit einem anderen Prozess verwehrt bleiben.

PDF-Bilder Ihrer Rechnungen werden im Standard-Archiv von Tungsten Network gespeichert. Sie müssen diese außerdem archivieren, um die italienischen Steuervorschriften einzuhalten.

Ab dem 1. Januar 2019 müssen alle Inlandsrechnungen in Italien zur Validierung an das SdI übermittelt werden. Tungsten Network ist ein eingetragener Mittelsmann des SdI und gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Rechnungen zur Validierung an das SdI zu übermitteln.

Sofern der Kunde dies nicht explizit angegeben hat, erwartet er von Ihnen, dass Sie Ihre Rechnungen wie gehabt über Tungsten Network übermitteln. Um doppelte Rechnungen zu verhindern, sollten Sie Ihre Rechnungen nur über Tungsten Network übermitteln.

Für die Übermittlung von Rechnungen über Tungsten Network hat sich seitdem nichts auf technischer Ebene verändert. Tungsten Network wird Ihre Rechnungen zur Validierung an das SdI übermitteln, aber Sie müssen keine technischen Änderungen vornehmen.

Sollten Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Im Spezialarchiv werden digital unterzeichnete PDF-Rechnungsbilder im TrustWeaver-Archiv gespeichert, um die besonderen Vorschriften in Italien einzuhalten, die seit 11. April 2017 gelten.

Die Rechnungen werden am ersten Wochenende jedes Monats gesammelt. Ab diesem Zeitpunkt können Sie sie im Spezialarchiv aufrufen. Für das Spezialarchiv fallen die üblichen Kosten für die Archivierung an.

Tungsten Network ist gesetzlich dazu verpflichtet, steuerkonforme elektronische Rechnungen für jede verarbeitete Inlandstransaktion zu erstellen. Dies ist Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie bei der Registrierung Ihres Tungsten Network-Kontos akzeptiert haben.

Seit 1. Januar 2019 müssen Inlandsrechnungen in Italien als fatturaXML erstellt und zur Validierung an das SdI übermittelt werden, weshalb Tungsten Network diesen Ablauf genau einhält.

Tungsten Network hat Ihrem Unternehmen dazu bereits ein aktualisiertes Dokument mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugesendet. Wenn Sie eine Kopie der gerichtlichen Aktualisierung benötigen, schicken Sie eine E-Mail an [email protected]. Wir lassen Ihnen diese dann auf italienisch oder englisch zukommen.

Wenn sich der Lieferant in einem Land befindet, das die Compliance-Ansprüche erfüllt, oder wenn er eine Dienstleistungsrechnung stellt, erstellt Tungsten Network eine rechtsgültige Rechnung.

Lieferanten senden ihre Rechnungsdaten an Tungsten Network und wir erstellen eine rechtsgültige Rechnung in ihrem Namen. Tungsten sendet die Rechnung und Datendateien dann unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen an den Käufer. Eine PDF-Version der rechtsgültigen Rechnung, digital mit TrustWeaver unterzeichnet, wird daraufhin zu Audit-Zwecken im elektronischen Archiv (eArchive) von Tungsten Network gespeichert.

Wenn eine Diskrepanz zwischen dem „Land des Rechnungsstellers“ und dem „Land des Absenders“ vorliegt, hat das Land, aus dem die Waren versendet wurden, immer Vorrang, da die Steuervalidierung immer vom Feld „Land des Absenders“ abhängt. Wenn Sie also Güter aus einem Land versenden, das die Compliance-Anforderungen erfüllt, kann Tungsten Network immer eine digital unterzeichnete und rechtsgültige Rechnung erstellen. Werden die Waren aus einem Land versendet, das die Compliance-Anforderungen nicht erfüllt, kann Tungsten lediglich ein Workflow-Bild der Rechnung bereitstellen.

Wie bei der Steuervalidierung hängen die länderspezifischen Pflichtfelder und Regeln vom „Land des Absenders“ und nicht vom „Land des Rechnungsstellers“ ab, wenn diese sich unterscheiden.

Wenn die GST in Indien eingeführt wird, werden die Services von Tungsten Network an das neue Steuersystem angepasst. Die GST bedeutet, dass Tungsten digital unterzeichnete und rechtsgültige Rechnungen für indische Lieferanten in allen 29 Regionen erstellen kann, anstatt nur in 8.

Jede Region in Indien hat ihre eigene Umsatzsteuerregelungen und somit auch eigene Regeln und Vorschriften für umsatzsteuerpflichtige Rechnungen. Die GST wird allerdings zentral erhoben, weshalb Tungsten Network die Compliance-Anforderungen für Dienstleistungsrechnungen in allen Regionen Indiens erfüllt. Sie können uns also bedenkenlos Ihre Dienstleistungs- und Produktionsrechnungen für alle 29 Regionen zukommen lassen.

Bei Güterrechnungen erfüllt Tungsten Network nach wie vor in 8 Regionen die Compliance-Anforderungen:

• Chandigarh
• Delhi
• Himachal Pradesh
• Karnataka
• Maharashtra
• Punjab
• Rajasthan
• Westbengalen

Die Regeln zur Umsatzsteuer haben Vorrang vor anderen Steuerregelungen für Dienstleistungen. Tungsten Network kann daher keine digital unterzeichnete und rechtsgültige Rechnung erstellen, wenn die Rechnung in einem Land ausgestellt wurde, das die Compliance-Anforderungen nicht erfüllt, oder wenn die Güter, auf die sich die Rechnung bezieht, von einem Land aus versendet wurden, das die Compliance-Anforderungen nicht erfüllt. In diesen Fällen kann Tungsten Network lediglich ein Workflow-Bild bereitstellen.

Wenn die gemischte Rechnung in einem Land ausgestellt wurde, das die Compliance-Anforderungen erfüllt, und wenn die Waren von einem Land aus verschickt wurden, das die Compliance-Anforderungen ebenfalls erfüllt, kann Tungsten eine rechtsgültige Rechnung erstellen.

In diesem Fall kann Tungsten Network anstelle einer digital unterzeichneten und rechtsgültigen Rechnung lediglich ein Workflow-Bild bereitstellen.

Es gibt in Indien vier indirekte Steuern:

• VAT:   Länderübergreifende Steuer auf Güter – Güterrechnungen
• CST:   Länderinterne Steuer auf Güter – Güterrechnungen
• CENVAT: Zentralisierte Produktionssteuer – Produktionsrechnungen
• Dienstleistungssteuer:   Zentralisierte Dienstleistungssteuer – Dienstleistungsrechnungen

Der PAC-Anbieter erstellt das rechtskräftige CFDI-Dokument entsprechend den Bestimmungen der mexikanischen Steuerbehörde. Tungsten Network erstellt das CFDI-Dokument nicht selbst. Wir prüfen lediglich die individuellen Elemente des rechtskräftigen Dokuments.

• Lieferanten, die das Webformular nutzen, können ihr CFDI-Dokument als XML über das Tungsten Network-Portal auf der Seite „Rechnung erstellen“ hochladen. Diese Lieferanten müssen dann die käuferspezifischen Felder selbst ausfüllen (die Anhänge).
• Lieferanten, die die integrierte Lösung nutzen, können Ihre CFDI-Daten direkt über ihr eigenes Buchhaltungssystem an das Tungsten Network übermitteln. Diese Lieferanten müssen anschließend die Anhänge hinzufügen – diese gehören zum nicht steuerlichen Abschnitt des CFDI-Dokuments, das käuferspezifische Anforderungen enthält.

Webformular:

Once a CFDI has been submitted they will follow the usual Tungsten Network process, where the Supplier will receive both an email acknowledgement and portal update, and if the invoice data passes validation a transaction number will be created.

Es wird gleichzeitig eine Datei mit allen länderspezifischen Daten (Händlercodes, Unternehmensnamen, Adressen, Zahlungsinformationen usw.) für Buzón E generiert.

Tungsten Network erstellt zum Schluss die Nutzdaten (Workflow-Bild und Datendatei) und stellt diese an den Käufer zu. Anschließend erstellt Buzón E die rechtsgültige Rechnung, die im Tungsten Network-Archiv gespeichert wird und dort rund um die Uhr verfügbar ist, sofern der Kunde sich für den Archivservice entscheidet.

Integrierte Lösung:

Buzón e will validate CFDIs in the first instance, ensuring that the document meets the requirements of the Mexican Tax Authority.

Sobald dies erfolgt ist, führt Tungsten Network weitere Validierungsprüfungen entsprechend der Rechnungsanforderungen des jeweiligen Käufers durch.

Wenn beide Validierungsprüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden, erstellt Tungsten Network die Nutzdaten (Workflow-Bild und Datendatei) und stellt diese an den Käufer zu. Anschließend erstellt Buzón E die rechtsgültige Rechnung, die im Tungsten Network-Archiv gespeichert wird und dort rund um die Uhr verfügbar ist, sofern der Kunde sich für den Archivservice entscheidet.

Alle Rechnungen von Lieferanten mit Sitz in Mexiko, die Tungsten Network nutzen, müssen in einem bestimmten elektronischen Format erstellt werden: CFDI. CFDI-Dokumente werden von autorisierten unabhängigen Serviceanbietern namens PACs erstellt.

Gemäß den Steuervorgaben in Mexiko müssen Käufer, die CFDI-Dokumente von diesen Lieferanten erhalten, bestätigen, dass sie in einem gültigen CFDI-Format von einem autorisierten PAC im Auftrag eines nicht gesperrten Lieferanten generiert wurden. Im Falle eines Audits müssen sie außerdem Kopien des CFDI-Dokuments vorweisen können, mit dem sich alle gebuchten Transaktionen in ihrem Buchhaltungssystem nachweisen lassen.

An electronic invoice file created by a PAC which meets the current requirements of the Mexican Tax Authorities. All invoices sent by Suppliers based in Mexico must be created in CFDI format. It contains two integral, unique pieces of data:

Ein unabhängiger Dienstleistungsanbieter, der bei der mexikanischen Steuerbehörde registriert und dazu autorisiert ist, CFDI-Dokumente im Auftrag des Lieferanten durch Vorlage einer UUID und eines rechtsgültigen Stempels zu validieren. Buzón E ist der PAC-Anbieter, der diese CFDI-Validierung im Auftrag von Tungsten Network durchführt.

Eine eindeutige Referenznummer, die jeder Transaktion über den PAC-Anbieter zugewiesen und bei der mexikanischen Steuerbehörde registriert wird.

Sie können Ihre bevorzugte Authentifizierungsmethode jederzeit ändern, indem Sie einfach auf den Link „Authentifizierung über X“ auf dem Bildschirm klicken.

Sie müssen die MFA mit einer gültigen Handy- oder Festnetznummer einrichten. Nach der ersten Einrichtung müssen Sie sich nur dann authentifizieren, wenn sich Ihre IP-Adresse ändert oder wenn Sie Ihr Passwort ändern müssen. 

Unser MFA-Anbieter bietet vier Authentifizierungsmethoden an: SMS, Push-Benachrichtigungen, E-Mail und Rückruf über einen Festnetzanschluss. Wählen Sie diese Methode, wenn Sie Textnachrichten auf Ihrem Telefon empfangen können. Falls nicht, wählen Sie eine Alternative.

Die Authentifizierung über Ihr Mobiltelefon oder Ihren Festnetzanschluss ist kostenlos.

Beim Einrichten von MFA können Sie bis zu 15 SMS-Verifizierungen pro Tag anfordern. 

Sobald Ihre Handynummer eingerichtet ist, können Sie beim Anmelden bis zu 20 SMS-Codes pro Tag anfordern. Wenn Sie das Limit überschreiten, wird Ihr Konto für 24 Stunden gesperrt. Danach können Sie einen neuen Code anfordern. Bitte beachten Sie: Jeder erfolgreiche Anmeldeversuch setzt Ihr tägliches Limit zurück. 

Wenn Sie keine E-Mail erhalten haben, klicken Sie auf den Link „Erneut Senden“ auf dem Bildschirm und warten Sie kurz, bis der Code an Ihr Mobiltelefon gesendet wird.

Wenn Sie keinen Code erhalten haben, klicken Sie auf den Link „Erneut Senden“ auf dem Bildschirm und warten Sie kurz, bis die Push-Benachrichtigung an die Authy App gesendet wird.

Wenn Sie keinen Code erhalten haben, klicken Sie auf den Link „Erneut Senden“ auf dem Bildschirm und warten Sie kurz, bis der Code an Ihr Mobiltelefon gesendet wird.

Um Ihre Handy- oder Festnetznummer zu ändern, müssen Sie sich an unseren Support wenden, der Ihnen einen Link zum Zurücksetzen sendet, mit dem Sie Ihre Daten ändern können.

Wenn Sie ein gemeinsames Konto verwenden, z. B. [email protected], müssen Sie zum Einrichten von MFA dieselbe Handynummer verwenden. Beachten Sie jedoch, dass Sie dies nicht tun können, wenn Sie keinen Zugriff auf diese Handynummer haben und für Ihr Konto eine Authentifizierung erforderlich ist, d. h. wenn Sie versuchen, sich von einer anderen IP-Adresse aus anzumelden oder Ihr Passwort ändern möchten. 

Die beste Alternative wäre es, Ihren Admin-Nutzer zu bitten, ein eigenes Nutzerprofil für Ihr Konto anzulegen, und sich mit individuellen Handynummern beim Portal anzumelden.

Sie können sich im Ausland authentifizieren, wenn Sie über eine aktive Verbindung zum Empfang von SMS-Nachrichten verfügen, auf Ihre E-Mails zugreifen können oder Sie die Authy App installiert haben, um Push-Benachrichtigungen zu erhalten.

Falls Sie Ihr Mobilgerät für die Einrichtung der MFA genutzt haben, dieses jedoch beim Einwählen mit einer anderen IP-Adresse nicht zur Hand haben, müssen Sie eine andere Authentifizierungsmethode wählen, wie z .B. E-Mail oder Telefon.  

Für die MFA stehen vier Authentifizierungsmethoden zur Verfügung. Wenn Sie nicht in der Lage sind, Ihre E-Mail zu verwenden oder eine Push-Benachrichtigung oder Nachricht per SMS zu erhalten, können Sie über einen Rückruf an eine Festnetznummer einen Authentifizierungscode anfordern.

Eine bewährte Methode zum Schutz Ihres Kontos. Bei der MFA müssen Benutzer ihre E-Mail-Adressen mit einer Handy- oder Festnetznummer verknüpfen. Dadurch wird eine zusätzliche Kontrollebene hinzugefügt, wenn sich Benutzer in ihrem Portalkonto anmelden. Dies verringert das Risiko, dass sich unbekannte Benutzer mit Ihren Daten bei Ihrem Konto anmelden.

Wenn Sie Fragen zu MFA haben, können Sie sich an unser Support-Team wenden, das Ihnen Hilfestellung geben kann.

Es handelt sich hierbei um eine Sicherheitsfunktion, mit der Ihr Konto und Ihre Rechnungsdaten geschützt werden sollen. Diese ist für alle Portalbenutzer verpflichtend und ersetzt die vorhandenen Funktionen „Erkennungswort“ und „Sicherheitsfrage“.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie dem Tungsten Network-Portal weitere Kunden hinzufügen möchten.

Ihr Portalkonto kann für alle Tungsten-Kunden genutzt werden, die Rechnungen über das Tungsten Network erhalten. Über das Portal können Sie sie in nur 5 einfachen Schritten verbinden.

1. Navigieren Sie zum Menü und wählen Sie „Kunden„ > „Mit einem Kunden verbinden“ aus.
2. Suchen Sie mit dem Unternehmensnamen oder der Steuernummer des Unternehmens nach dem Kunden, den Sie hinzufügen möchten.
3. Fügen Sie Ihren Händlercode oder ein Begleitdokument (z. B. Kopie einer Bestellung) hinzu.
4. Klicken Sie auf „Verbinden“.
5. Die Teams von Tungsten Network werden Ihre Verbindungsanfrage daraufhin überprüfen und mit dem Käufer bestätigen. Sobald dies abgeschlossen ist, können Sie Ihrem Kunden Rechnungen über das Portal schicken.

Sie können sich an unser Support-Team wenden, indem Sie ein Support-Ticket über die Portal-Konto-Startseite erstellen.

Das Support-Menü befindet sich in der oberen rechten Ecke auf der „Hilfe“-Seite. Klicken Sie darauf, um ein Dropdown-Menü anzuzeigen.

Klicken Sie dann auf „Ticket erstellen“ und füllen Sie alle erforderlichen Informationen im Ticket aus, damit wir Ihnen bestmöglich helfen können.

Sie können die Informationen in Ihrem Tungsten-Konto, wie den Unternehmensnamen, die Adresse, Ihre eigenen Benutzerdaten oder Bankdaten, aktualisieren oder bearbeiten oder sogar Benutzer hinzufügen oder entfernen. Dies ist über das Portalmenü möglich. Navigieren Sie dazu einfach zu Ihrem Konto. Das Menü finden Sie in der oberen rechten Ecke der Startseite.

Kein Problem. Ihr Benutzername ist die E-Mail-Adresse, die Sie zur Registrierung des Kontos verwendet haben. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf der Portal-Anmeldeseite auf „Passwort vergessen“. Dort müssen Sie die registrierte E-Mail-Adresse eingeben, an die wir Ihnen eine E-Mail mit der Passwortzurücksetzung schicken.

Tungsten Network nutzt die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Sie werden aufgefordert, eine der folgenden MFA-Token-Methoden auszuwählen: per App, SMS oder E-Mail. Wenn Sie Ihre MFA zurücksetzen müssen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Jedes Tungsten Network-Webformularkonto verfügt standardmäßig über 52 kostenlose Transaktionen pro Jahr. Sind diese Transaktionen aufgebraucht, müssen Sie zusätzliche Transaktionen kaufen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zum Menü in Ihrem Konto, das sich in der oberen rechten Ecke der Startseite befindet.
2. Navigieren Sie dort zu „Tungsten Network-Transaktionen kaufen“ im Bereich „Ihr Unternehmen“.
3. Wählen Sie die Zahlungsmethode und die Anzahl der zu kaufenden Transaktionen aus.
4. Geben Sie die weiteren erforderlichen Informationen ein.
5. Die Anzahl der verbleibenden Transaktionen wird auf der Seite „Rechnungen“ > „Rechnung erstellen“ angezeigt.

Das Zahlungsdatum wird vom Käufer festgelegt. Tungsten Network hat keine Auskunft darüber, wann die Bezahlung erfolgt. Sie sollten sich mit dieser Frage an Ihren Käufer wenden.
Die Zahlung erfolgt aber üblicherweise auf das Bankkonto, das Sie auf Ihrer Rechnung angegeben hat.

Sie können die Bankdaten auch folgendermaßen anpassen:

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke im Portal auf „Ihr Konto“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungsinformationen“ auf „Auftragsdetails“.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Überweisungsempfänger: Bankinformationen“.
4. Fügen Sie ein Konto hinzu oder bearbeiten Sie ein vorhandenes Konto.

Das Zahlungsdatum wird vom Käufer festgelegt. Tungsten Network hat keine Auskunft darüber, wann die Bezahlung erfolgt. Sie sollten sich mit dieser Frage an Ihren Käufer wenden.
Die Zahlung erfolgt aber üblicherweise auf das Bankkonto, das Sie auf Ihrer Rechnung angegeben hat.

Sie können die Bankdaten auch folgendermaßen anpassen:

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke im Portal auf „Ihr Konto“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Rechnungsinformationen“ auf „Auftragsdetails“.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Überweisungsempfänger: Bankinformationen“.
4. Fügen Sie ein Konto hinzu oder bearbeiten Sie ein vorhandenes Konto.

Wenn Sie eine Rechnung nach der Übermittlung aufrufen möchten, müssen Sie zum Menü navigieren und dort „Rechnungen“ > „Rechnungsstatus“ auswählen.

Dort können Sie die gewünschte Rechnung über die eindeutige Rechnungsnummer suchen.

Danach können Sie den Status der Rechnung prüfen. Die Standard-Verarbeitungsstatus von Tungsten Network lauten: „Gesendet“, „Angenommen“, „Zugestellt“ und „Fehlgeschlagen“.
Wenn Sie eine Frage diesbezüglich haben, wenden Sie sich einfach an unser Support-Team, indem Sie ein Ticket erstellen.

Beachten Sie auch, dass zusätzliche Status zu den Standard-Verarbeitungsstatus verfügbar sind, wenn Ihr Kunde den Rechnungsstatus-Service unterstützt.

Zu den zusätzlichen Status gehören unter anderem: „Erhalten“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“, „Bezahlt“, „Gestoppt“ und „Ausnahme“. Wenden Sie sich an Ihren Kunden, wenn Sie Fragen zu diesen Status haben.
Beachten Sie dabei auch, dass nicht alle Käufer Rechnungsstatus-Updates über das Tungsten Network senden.

Leider können Sie einmal gesendete Rechnungen nicht mehr bearbeiten. Je nach Kunde stehen Ihnen jedoch mehrere Optionen zur Verfügung. Kontaktieren Sie also bitte zuerst den Kunden und fragen Sie ihn, welche Methode er bevorzugt.

Sie haben folgende Optionen:

1. Senden Sie eine separate Gutschrift (über die Seite „Rechnung erstellen“), die der fehlerhaften Rechnung entspricht und diese faktisch aufhebt. Anschließend müssen Sie eine neue Rechnung mit den geänderten Rechnungsdaten und einer neuen Rechnungsnummer senden. Das System erlaubt keine doppelten Rechnungen.
2. Wenden Sie sich direkt an den Kunden und bitten Sie ihn darum, die fehlerhafte Rechnung abzulehnen. Anschließend müssen Sie eine neue Rechnung mit den geänderten Rechnungsdaten und einer neuen Rechnungsnummer senden, da doppelte Rechnungen im System nicht zulässig sind.
3. Wenden Sie sich direkt an Ihren Kunden und bitten Sie ihn, die fehlerhafte Rechnung abzulehnen. Erstellen Sie ein Support-Ticket und fügen Sie die Ablehnung des Kunden an, um die Löschung der Rechnung anzufordern, damit Sie sie mit den überarbeiteten Daten neu übermitteln können (mit derselben Rechnungsnummer).

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Bestellungen anzuzeigen:

1. Navigieren Sie zum Menü „Bestellungen“.
2. Wenden Sie die korrekten Filter unter den Kriterien an, um nach Ihrer Bestellung zu suchen.
3. Klicken Sie auf „Meine Bestellungen anzeigen“.
4. Sie können sich die Details der Bestellung anzeigen lassen, indem Sie auf das Plus-Symbol neben der Bestellnummer klicken.

Nützlicher Tipp: Sie können die Bestellung jetzt akzeptieren und sie in eine Rechnung umwandeln, anstatt die kompletten Details für eine Rechnung von vorne eingeben zu müssen. Wenn Sie die gewünschte Bestellung nicht finden (und Ihr Kunde Bestellungen umwandelt), wenden Sie sich bitte an den Anforderer der Bestellung und bitten Sie ihn, sie in Tungsten Network hochzuladen.

Beachten Sie, dass nicht alle Kunden Bestellungen in Tungsten Network hochladen. Wenden Sie sich an den Kunden, um herauszufinden, ob er unseren Service für Bestellungen nutzt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Bericht für die übermittelten Rechnungen zu erstellen:

1. Navigieren Sie zum Menü „Berichte“ > „Übermittelte Rechnungen“.
2. Wenden Sie die entsprechenden Filter in den Kriterien an.
3. Klicken Sie auf „Ausführen“.

Sie können den Bericht im Excel- oder CSV-Format herunterladen. Sie können auch die PDF-Bilder der Rechnungen im Bericht herunterladen.