Willkommen bei der elektronischen Rechnungsstellung für GSK Vaccines

Häufig gestellte Fragen

• Warum sollte ich Tungsten für den Versand meiner Rechnungen nutzen?

  Im Rahmen der globalen Procure-to-Pay-Strategie von GSK, die vor einigen Jahren eingeführt wurde, ist GSK Vaccines zur elektronischen Rechnungsstellung übergegangen, um 100 % der eingehenden Rechnungen über die elektronische Rechnungsstellung zu erhalten. Sobald dieser Übergang abgeschlossen ist, wird GSK Vaccines keine Rechnungen in Papierform mehr annehmen und die Einreichung von Rechnungen über Tungsten Network wird die einzige Möglichkeit sein, wie Sie Rechnungen an GSK Vaccines senden können.

• Ist die Rechnungsstellung über Tungsten Network Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit GSK Vaccines?

  Sobald Sie zur elektronischen Rechnungsstellung übergegangen sind, akzeptiert GSK Vaccines keine Papierrechnungen Ihres Unternehmens mehr. Stattdessen werden Rechnungen in elektronischer Form die einzige Möglichkeit sein, Zahlungsvorgänge erfolgreich durchzuführen. Am Ende dieses Prozesses wird GSK Vaccines keine Papierrechnungen mehr akzeptieren.

• Welche Vorteile hat die Nutzung von Tungsten Network?

  • Schnelle, garantierte Rechnungsübermittlung an GSK binnen 24 Stunden – Die Zahlungsbedingungen gelten ab Ihrem Einreichungsdatum, wodurch alle Verzögerungen, die durch die Verwendung von Papierrechnungen entstehen können, eliminiert werden.
  • Verbessertes Cash-Flow-Management – Wenn Rechnungen schneller übermittelt, verarbeitet und genehmigt werden, werden sie auch seltener zu spät bezahlt.
  • Erhöhte Transparenz – Melden Sie sich zu jedem beliebigen Zeitpunkt an, um den Status Ihrer Rechnung zu prüfen und es bis zur letztendlichen Zahlung zu verfolgen
  • Weniger Fehler – Tungsten Network validiert Ihre Rechnungen, um häufige Fehler zu erkennen, die bei manueller Verarbeitung auftreten können.
  • Zugriff auf Bestellungen – Bestellungen werden an Tungsten Network gesendet, um Ihre Rechnungsstellung zu erleichtern.
  • Kostengünstige Administration – Alle Studien zeigen, dass diese papierlose Lösung weniger kostspielig und ressourcenschonender ist als das alte manuelle und papiergebundene Verfahren.
  • Umsatzsteuerkonform, ganz gleich, wo die Rechnungen ausgestellt werden und eingehen

• Wird die elektronische Rechnungsstellung eine Voraussetzung für neue Lieferanten sein?

  Ja. Die elektronische Rechnungsstellung über Tungsten Network wird als grundlegende Voraussetzung in das Auswahlverfahren von neuen Lieferanten aufgenommen. Beachten Sie die Richtlinien von GSK für elektronische Rechnungen, die während des Einrichtungsprozesses gesendet werden.

  Bei Neuverträgen ergänzt GSK Vaccines die Vereinbarungen um Allgemeine Geschäftsbedingungen, die eine Nutzung des Tungsten Network durch die Lieferanten für die zukünftige geschäftliche Zusammenarbeit vorsehen.

• Muss ich diesen Dienst nutzen, wenn meine Rechnungen derzeit pünktlich bezahlt werden?

  Ja. Wenn Sie den Service von Tungsten Network nutzen, können wir Sie auch weiterhin fristgerecht bezahlen.

• Was geschieht, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende?

  Während der Zeit, in der Sie gemeinsam mit Tungsten Network Ihr Konto einrichten, sind wir gern bereit, weiterhin Papierrechnungen anzunehmen. Nach Abschluss der Registrierung schicken Sie uns bitte keine Rechnungen mehr in Papierform.

  Hinweis: Papierrechnungen werden abgelehnt und Sie werden per E-Mail aufgefordert, diese Rechnungen erneut über das Tungsten Network in elektronischer Form zu übermitteln. Dies wird sich auf jeden Fall positiv auf die Geschwindigkeit der Bezahlung auswirken.

• Welche Kosten entstehen bei der Anmeldung bei Tungsten Network?

  Die Gebühren hängen von der ausgewählten Option ab.

  • Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, fällt neben einem Jahresbeitrag auch eine Übermittlungsgebühr an.
  • Wenn Sie die Option „Webformular“ wählen, fällt keine jährliche Gebühr an, sondern nur eine Transaktionsgebühr.

  HINWEIS: Sie erhalten KOSTENLOSE TRANSAKTIONEN pro Jahr.

  Gewählte Option	Kostenlose Transaktionen
  Webformular	52 kostenlose Transaktionen pro Jahr
  Integrierte Lösung	520 kostenlose Transaktionen pro Jahr

  Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.

• Was beinhaltet der Mitgliedsbeitrag für die Integrierte Lösung?

  Dieser Beitrag beinhaltet die Kosten, die für Tungsten Network zur Einrichtung Ihres Kontos im Netzwerk anfallen, sowie die allgemeinen Wartungskosten für das Netzwerk. Dieser Jahresbeitrag fällt unabhängig von der Anzahl Ihrer Kunden an, die Sie über das Netzwerk bedienen.

• Warum werden die Gebühren nicht von GSK Vaccines übernommen?

  Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung bringt Einsparungen für Ihre Organisation (Senkung der Kosten für Papier, Druck und Versand). Unsere Analyse zeigt, dass die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung Ersparnisse für Lieferanten bringt, da diese ihre Prozesse verschlanken und die Zeit bis zur Bezahlung ihrer Rechnungen erheblich verkürzen.

• Wird GSK Vaccines Zahlungen über Tungsten Network leisten?

  Tungsten Network ist keine Zahlungsplattform. GSK Vaccines wickelt den Zahlungsverkehr weiterhin auf dem gewohnten Wege ab.

• Muss ich einen Vertrag mit Tungsten Network abschließen?

  Ja. Wenn Sie sich für die integrierte Lösung entscheiden, müssen Sie eine Vereinbarung mit Tungsten Network abschließen. Falls Sie sich jedoch für das Webformular entscheiden, werden Sie aufgefordert, bei der Registrierung den allgemeinen Geschäftsbedingungen zuzustimmen.

  Darüber hinaus erklären Sie sich damit einverstanden, nach Abschluss Ihrer Registrierung keine Papierrechnungen mehr an GSK Vaccines zu senden. Hinweis: Papierrechnungen werden abgelehnt und Sie werden per E-Mail aufgefordert, diese Rechnungen erneut über das Tungsten Network in elektronischer Form zu übermitteln. Dies wird sich auf jeden Fall positiv auf die Geschwindigkeit der Bezahlung auswirken.

• Wie wird sich dadurch der bestehende Prozess für Bestellungen?

  Es wird sich nichts verändern. Sie erhalten Ihre Bestellungen weiterhin direkt per E-Mail von GSK Vaccines, Ihre gültigen Bestellungen sind jedoch auch im Tungsten Network-Portal verfügbar. Es findet eine Validierung statt, um sicherzustellen, dass die auf Ihrer Rechnung angegebene Bestellnummer mit einer gültigen Bestellung übereinstimmt.

  Empfehlung: Wenn Sie sich für das Webformular entscheiden, können Sie Ihre Bestellung direkt in eine Rechnung umwandeln. Das ist schneller und hilft, Fehler wie falsche Bestellpositionen oder Mengeneinheit zu vermeiden.

• An wen kann ich mich diesbezüglich bei GSK Vaccines wenden?

  Die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung wird im Auftrag von GSK Vaccines von Tungsten Network verwaltet. Wenden Sie sich also zuallererst bitte an Tungsten.

  Weitere Informationen zu „An wen muss ich mich im Falle von Anfragen wenden“ finden Sie unter Wann muss ich GSK Vaccines kontaktieren? (Die Zuständigkeiten von GSK und Tungsten werden beide beschrieben).

• Bietet Tungsten Network Unterstützung in mehreren Sprachen?

  Ja. Tungsten Network kann Rechnungssteller in den folgenden Sprachen bei der Anbindung unterstützen: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch, Portugiesisch und Italienisch.
  Lokale Kontaktnummern finden Sie unter diesem Link Hilfe und Support.

• Ist es erforderlich, zusätzliche Hard- oder Software zu installieren?

  Nein. Sie benötigen keine zusätzliche Software oder Hardware. Tungsten Network ist webbasiert, daher benötigen Sie für den Zugriff auf die E-Rechnungsplattform lediglich einen Browser und einen Internetzugang.

  Die Any-to-any Data Formatting-Funktionalität von Tungsten Network ermöglicht den Versand von Rechnungen in jedem Format und in jeder Dateistruktur, statt Datennormen vorzuschreiben.

• Ich sende bereits einige Rechnungsdaten direkt an andere Kunden. Kann ich EDI/XML-Rechnungen direkt an GSK Vaccines senden?

  Aus der Sicht von Tungsten Network sind EDI und XML lediglich Datenformate. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung entscheiden, können Sie Daten in diesem gewünschten Format an Tungsten Network senden. GSK Vaccines nimmt keine direkt von Lieferanten kommenden elektronischen Daten an, da das Unternehmen eine einzige konsolidierte Rechnungsdatei von Tungsten Network bezieht, die Rechnungen von all unseren Lieferanten enthält.

• Was ist, wenn mein System keine elektronischen Rechnungen erstellen kann?

  Wenn Sie Rechnungen drucken, die von einem Rechnungsstellungssystem erstellt wurden, können Sie mit der integrierten Lösung die Datendateien der Rechnung an Tungsten Network senden. Wenn Sie Rechnungen manuell erstellen (Word, Excel usw.), können Sie über die sichere Website auf die Plattform zur elektronischen Rechnungsstellung von Tungsten zugreifen und Rechnungen online über das Webformular erstellen. Es ist keine Installation von Software nötig – Sie benötigen nur eine Internetverbindung und einen Standardbrowser.

• Wie gestaltet sich die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung?

  Sobald die Einrichtung abgeschlossen wurde und Sie bereit sind, Transaktionen über das Netzwerk abzuwickeln, sendet Ihnen Tungsten Network eine Benachrichtigung, um Ihnen mitzuteilen, dass Sie Ihre Rechnungen jetzt über das Portal einreichen können. Gleichzeitig erhält auch GSK Vaccines eine Benachrichtigung, dass Sie bereit sind, Transaktionen über das Netzwerk abzuwickeln.

  Hinweis: Sobald Sie bereit sind, Transaktionen durchzuführen, werden Papierrechnungen abgelehnt und Sie werden per E-Mail aufgefordert, Ihre Rechnungen erneut über das Tungsten Network einzureichen. Dies wird sich auf jeden Fall positiv auf die Geschwindigkeit der Bezahlung auswirken.

• Kann ich über Tungsten Network elektronische Rechnungen an all meine Kunden versenden?

  Tungsten Network ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen an alle anderen Kunden zu senden, die das Netzwerk nutzen, sobald Sie registriert sind.

• Kann ich Transaktionen für mehr als einen Kunden in einer Datei senden?

  Bei der integrierten Lösung kann Tungsten Network Datendateien in jedem beliebigen Format für beliebig viele Kunden akzeptieren. Tungsten Network wird mit Ihnen vereinbaren, wie die jeweiligen Kunden in Ihrer Datendatei identifiziert werden, und übermittelt dann jede Transaktion an den richtigen Kunden.

• Mein Unternehmen plant, seine Software zur Rechnungsstellung bald zu wechseln. Sollte ich warten, bevor ich mich registriere?

  Unser erklärtes Ziel ist es, dass alle unsere Lieferanten die Anmeldung und Umstellung auf das Netzwerk vollziehen. Tungsten Network akzeptiert alle eingehenden Datenformate. Sie sollten sich daher im Netzwerk registrieren und Ihre Rechnungen jetzt senden, um sicherzustellen, dass Ihr Zahlungsfluss nicht unterbrochen wird. Sie können Tungsten einfach über die Änderungen informieren, wenn Sie bereit sind, die neue Software zu verwenden. Tungsten wird sich um die notwendigen Änderungen kümmern, ohne dass eine Unterbrechung der Rechnungszustellung erforderlich ist.