Willkommen bei der elektronischen Rechnungsstellung für GlaxoSmithKline

GSK ist eine Partnerschaft mit Tungsten Network eingegangen, der globalen Plattform für elektronische Rechnungsstellung

Willkommen auf der Hilfeseite für GSK / Tungsten Network-Bestellservices

Diese Seite soll GSK-Lieferanten dabei helfen, die Auswirkungen, Merkmale und Vorteile von Bestellservices (Bestellungen) zu verstehen, die im September 2015 eingeführt wurden.

GSK implementiert Bestellservices mit zwei klaren Zielen:

  • Um e-Invoicing für unsere Lieferanten schneller und einfacher zu gestalten
  • Um häufige Fehler zu beseitigen, die zu Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe und -zahlung führen

Wichtiger Hinweis: Nur bestimmte GSK-Einheiten und -Bestellungen sind für Bestellservices verfügbar.  

Klicken Sie hier, um herauszufinden, ob Ihre GSK-Kunden Bestellinformationen an Tungsten Network übermitteln.

 

Webformular-Lieferanten

Bestellungen, die an Tungsten gesendet werden (klicken Sie hier, um Ausnahmen und Kunden mit Konvertierungsmöglichkeit anzuzeigen), können nach der Anmeldung bei Tungsten angezeigt und mit nur wenigen Klicks in eine elektronische Rechnung umgewandelt werden.

Hilfe und Support für Webformular-Lieferanten

Die Verwendung von Tungsten PO Convert ist schnell und einfach, insbesondere dann, wenn Sie sich mit den obigen Video- und PDF-Tutorials vertraut gemacht haben.

Seit dem 28. September 2015 können Sie Bestellungen schnell in eine Rechnung umwandeln. Alle Bestelldaten werden automatisch extrahiert, sodass Sie die Daten nicht manuell eingeben oder bearbeiten müssen. Wenn Ihre Bestellung auf dem Tungsten-Portal angezeigt wird, empfehlen wir Ihnen dringend, die Bestell-Konvertierungsfunktion von Tungsten zu verwenden.

Bitte beachten Sie, dass dieser Service nur für bestimmte GSK-Gesellschaften und Bestellungen verfügbar ist. Besuchen Sie diese Seite , um mehr zu erfahren.

Häufig gestellte Fragen

  • Ja, GSK sendet Bestellungen an seine Lieferanten nach wie vor auf die übliche Weise.

  • Prüfen Sie zuerst auf dieser Seite, ob bei Ihrer Bestellung bzw. Ihrem GSK-Kunde in diesem Projekt eine Konvertierung unterstützt wird. Falls dies der Fall ist, überprüfen Sie das Portal in einigen Stunden erneut. Können Sie Ihre Bestellung dann immer noch nicht sehen, wenden Sie sich an den Tungsten Support.

  • Bestellungen werden nach 2 bis 5 Werktagen im Portal angezeigt. Überprüfen Sie den Abschnitt „Meine Bestellungen“ im Portal. Wenn Sie auch nach 5 Tagen noch keine Bestellungen im Portal sehen können, kontaktieren Sie bitte den Tungsten Support.

  • Überprüfen Sie den Abschnitt „Meine Bestellungen“ Ihres Tungsten-Portalkontos. Darüber hinaus können Sie E-Mail Benachrichtigungen erhalten, wenn neue Bestellungen in Ihrem Konto angezeigt werden. Kontaktieren Sie dafür den Tungsten Support, der Sie bei der Einrichtung unterstützen kann.

  • GSK setzt sich dafür ein, die Effizienz und das Lieferantenerlebnis ständig weiter zu verbessern. Die Implementierung der Bestellkonvertierung bietet deshalb folgende Vorteile:

    • Lieferanten können eine Rechnung jetzt mit nur wenigen Klicks erstellen.
    • Daten müssen nicht mehr manuell eingegeben werden, Ihre Rechnungsdaten auf Zeilenebene werden automatisch ausgefüllt.
      • Dies reduziert Eingabefehler, die zu Abweichungen im GSK-System führen können, was wiederum Ausnahmen und Zahlungsverzögerungen zur Folge hat.
    • Sie können elektronische Rechnungen jetzt schneller und einfacher als je zuvor erstellen
    • Dank der besseren Validierungsfunktion von Tungsten kommt es zu weniger Verzögerungen und Fragen
  • Nach GSK-Richtlinien wird bei einer Bestellung ein PDF-Dokument an Lieferanten ausgestellt, wenn Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Seit 28. September 2015 sind diese Bestellungen auch zur Konvertierung auf dem Tungsten-Portal verfügbar. (Falls Ihr GSK-Kunde jedoch keine Konvertierung unterstützt, klicken Sie bitte hier, um weitere Informationen zu erhalten)

    • Falls Sie eine Bestellung im PDF-Format erhalten haben, sollten Sie diese auch im Portal sehen können.
    • Falls GSK Waren oder Dienstleistungen bei Ihnen bestellt hat und Sie keine Bestellung im PDF-Format erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren GSK-Kunden.
  • Nein, Sie können Bestellungen nur umwandeln, wenn es sich um eine zulässige GSK-Bestellung handelt. Bitte ermutigen Sie Ihren GSK-Kunden, Bestellungen zukünftig wie beschrieben aufzugeben, damit Sie die Umwandlungsfunktion in vollem Umfang nutzen können. In der Zwischenzeit stellen Sie Rechnungen bitte wie gewohnt über das Tungsten Webformular aus.

  • Es werden nicht alle GSK-Bestellungen im Tungsten-Portal verfügbar sein. Klicken Sie hier, um herauszufinden, ob Ihr GSK-Kunde die Konvertierung unterstützt.

    • Wenn Ihr Kunde die Konvertierung unterstützt und Sie eine PDF-Bestellung von GSK erhalten haben, diese aber nicht im Portal angezeigt wird, sehen Sie bitte 24 Stunden später noch einmal nach. Sollte die Bestellung auch nach 24 Stunden noch fehlen, wenden Sie sich bitte an den Tungsten Support.
    • Falls Ihr GSK-Kunde keine Umwandlung von Bestellungen anbietet, senden Sie die Rechnungen bitte weiterhin auf dem normalen Weg.
  • In der Fehlermeldung, die in der E-Mail-Benachrichtigung und/oder im Tungsten-Portal angezeigt wird, sollten der Fehler und die eventuell erforderliche Lösung detailliert beschrieben sein. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an den Tungsten Support.

  • Nein. Die Umwandlungsfunktion wurde speziell dafür entwickelt, dass die wichtigsten Daten der Bestellung automatisch in die Rechnung eingefügt werden. So verlieren Sie keine Zeit bei der manuellen Eingabe! (Zu den automatisch ausgefüllten Feldern gehören Bestellnummer, Beschreibung, Menge und Maßeinheit).

  • Ja, Sie müssen Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersätze usw. hinzufügen.

  • Ja, das funktioniert. GSK nimmt PDF-Anhänge entgegen, die nicht größer als 5 MB sind.

  • Mit der Umwandlungsfunktion von Tungsten können Sie die Mengen auf der Rechnung an den Umfang Ihrer Teillieferung für GSK anpassen.

    Bei Teillieferungen können Lieferanten die Umwandlungsfunktion für eine einzelne Bestellung mehrmals nutzen.

    Im Tungsten-Portal können Sie zuvor durch Umwandlung erstellte Rechnungen einfach nachverfolgen – so wissen Sie immer, welche Mengen noch in Rechnung gestellt werden müssen.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Anleitungen befolgt, die Videos angesehen sowie die der 'Häufig gestellten Fragen' durchgelesen haben. Sehen Sie sich auch den Abschnitt „Welche Bestellungen können konvertiert werden?“ an.

Lieferanten mit integrierter Lösung

GSK verbessert seine Services über Tungsten weiter. Seit dem 28. September 2015 steht eine verbesserte Bestellvalidierung zur Verfügung. Damit können Rechnungen bei GSK einfacher abgeglichen und Lieferanten fristgemäß bezahlt werden.

Beachten Sie, dass GSK Ihnen Bestellungen auch weiterhin per E-Mail sendet.

Tungsten wird die Bestellung überprüfen, um Folgendes sicherzustellen:

  • Das Unternehmen auf der Bestellung stimmt mit dem Unternehmen überein, dem Sie eine Rechnung stellen
  • Die angegebene Bestellnummer ist korrekt
  • Diese Nummern der Posten stimmen mit der Bestellung überein
  • Es wird nur eine Bestellnummer pro Rechnung angegeben

Häufig gestellte Fragen

  • Damit Ihre Rechnungen unsere Validierungsprüfung bestehen, empfehlen wir Ihnen, nach der Registrierung 2 bis 5 Werktage zu warten, bevor Sie Ihre erste elektronische Rechnung über Tungsten Network versenden. Wenden Sie sich an den Tungsten Support, wenn Sie Probleme haben oder Unterstützung benötigen.

  • GSK setzt sich dafür ein, die Effizienz und das Lieferantenerlebnis ständig weiter zu verbessern. Die Implementierung der Bestellkonvertierung bedeutet, dass Lieferanten dank der verbesserten Validierung durch Tungsten mit einer schnelleren Bezahlung und weniger Fragen rechnen können.

  • GSK empfiehlt allen Lieferanten, die Daten auf der GSK-Bestellung genauso auf ihre Rechnungen zu übertragen (Produktbeschreibung/Produktcode, Maßeinheiten, Stückpreis). Sollte eines dieser Felder von der Rechnung abweichen, kann es zu Verzögerungen kommen oder die Rechnung kann sogar abgelehnt werden.

  • In der Fehlermeldung, die in der E-Mail-Benachrichtigung und/oder im Tungsten-Portal angezeigt wird, sollten der Fehler und die eventuell erforderliche Lösung detailliert beschrieben sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Rechnung an dieselbe GSK-Entität schicken, von der Sie auch die Bestellung erhalten haben. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an den Tungsten Support.

  • Sie können elektronische Rechnungen an jede Entität senden, mit der Sie Geschäfte tätigen und von der Sie Bestellungen erhalten. Klicken Sie hier, um eine vollständige Liste aller GSK-Entitäten im Tungsten Network anzuzeigen.

    Hinweis: Wenn Sie eine Rechnung an die falsche Entität senden, wird die Rechnung bei der Validierung durch Tungsten abgelehnt.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Anleitungen befolgt, die Videos angesehen sowie die der 'Häufig gestellten Fragen' durchgelesen haben. Sehen Sie sich auch den Abschnitt „Welche Bestellungen können konvertiert werden?“ an.

Sie brauchen immer noch Hilfe? In diesem Fall kontaktieren Sie bitte das Support-Team von Tungsten. Wir helfen Ihnen gerne weiter!