Willkommen bei der elektronischen Rechnungsstellung für HH Global

HH Global arbeitet mit Tungsten Network zusammen und ermöglicht Lieferanten nun ein einfacheres Einreichen von Rechnungen.

Unterstützung bei jedem Schritt

Mit mehr als einem Jahrzehnt an Erfahrung haben wir eine umfangreiche Sammlung häufig gestellter Fragen (FAQ) und Dokumente zusammengestellt, die Ihnen bei jedem Ihrer Schritte optimal helfen werden

 

Guide de création de factures

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Guide standard de la facture électronique du fournisseur

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Guía de creación de facturas

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Guía estándar de facturación electrónica para proveedores

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Handleiding voor het maken van facturen

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E-Rechnungen – Standardleitfaden für Lieferanten

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Handbuch zur Rechnungserstellung

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E-Rechnungen – Standardleitfaden für Lieferanten

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Fragen zur Registrierung

    Warum sollte ich Tungsten für den Versand meiner Rechnungen nutzen?

    HH Global wird Rechnungen von Lieferanten bald nur noch auf diesem Wege entgegennehmen.

    Was muss ich tun, um elektronische Rechnungen über das Tungsten Network senden zu können?

    Um Tungsten Network zu verwenden, müssen Sie sich lediglich jetzt mit dem Registrierungsschlüssel oder der TN-Nummer, die Sie von Ihrem Kunden erhalten haben, registrieren. Folgen Sie dann den Kundenanweisungen hier.

    Ist die Anmeldung beim Tungsten Network-Portal gleichbedeutend mit der Teilnahme am Tungsten?

    Ja, zu dem Registrierungsprozess gehört unter anderem, dass Sie die vorgelegten allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren müssen. Ist das erfolgt, erwartet HH Global von Ihnen, dass Sie keine Papierrechnungen mehr nutzen (diese werden abgelehnt, sollten Sie nach wie vor eingehen), sondern stattdessen alle Rechnungen über Tungsten versenden.

    Muss ich einen Vertrag mit Tungsten Network abschließen?

    Je nach der gewählten Lösung schließen Sie entweder einen speziellen Vertrag mit Tungsten ab oder akzeptieren die vorgelegten allgemeinen Geschäftsbedingungen.

    Ist es erforderlich, eine Software zu installieren?

    Nein. Es ist keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich. Sie brauchen nur eine Verbindung zum Internet, um e-Rechnungen über Tungsten Network zu senden.

    Was sind die Mindestsystemanforderungen für die Verwendung von Tungsten Network?

    Minimale Betriebssystemanforderungen: Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux oder Mac OS 9.2*.

    Mindestanforderungen an den Browser: Version 9 von Internet Explorer und die neuesten Versionen von Firefox, Chrome, Safari und Opera.

    Kann ich Rechnungsdaten direkt aus meinem Abrechnungssystem versenden?

    Sie können Rechnungen in einem beliebigen Format direkt von Ihrem Abrechnungssystem senden. Dazu müssen Sie ein Nutzer der integrierten Lösung im Tungsten Network werden.
    Senden Sie eine E-Mail an [email protected], um mit der Registrierung zu beginnen.

    Wird die elektronische Rechnungsstellung eine Voraussetzung für neue Angebote und neue Lieferanten sein?

    Ja. Ab 2020 wird die Nutzung der Rechnungsstellung über Tungsten zum formellen Lieferantenauswahlkriterium von HH Global. Obwohl damit nicht unbedingt eine sofortige Nichtberücksichtigung von Lieferanten verbunden ist, die dieses Kriterium nicht erfüllen, gehen wir davon aus, dass diese Lieferanten mit der Zeit unvermeidlicherweise benachteiligt sein werden.

Allgemeine Fragen

    Was ist Tungsten Network?

    Tungsten Network bietet Unternehmen auf der ganzen Welt elektronische Rechnungsstellung, Analysen und Lösungen für Arbeitsabläufe. Weitere Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen finden Sie auf unserer Webseite.

    Welche Vorteile hat die Nutzung von Tungsten Network?

    • Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen – nie mehr verloren gegangene Rechnungen
    • Schnellere Bearbeitung Ihrer Rechnungen
    • Keine Verzögerungen mehr aufgrund fehlender Angaben, einer falschen Bearbeitungsstelle oder manueller Eingriffe
    • ANY-TO-ANY DATA FORMATTING-Technologie für beliebige Formate – keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich
    • Bessere Bearbeitungstransparenz und besseres Cashflow-Management dank Zugriffsmöglichkeit und Berichterstellung rund um die Uhr
    • Umsatzsteuerkonform, ganz gleich, wo die Rechnungen ausgestellt werden und eingehen
    • Einfache und kosteneffiziente Art der Rechnungsstellung – jederzeit

    Warum werden die Gebühren der Integrierten Lösung nicht von HH Global übernommen?

    Als Teil seines Dienstleistungsangebots für Lieferanten stellt HH Global kostenloses E-Invoicing über die Webformular-Lösung zur Verfügung.
    HH Global zahlt keine Kosten für die Integrierte Lösung, da diese Lösung für die meisten Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen kostengünstiger ist.
    Zusätzlich zu den finanziellen Einsparungen können Sie zudem die Vorteile der unmittelbaren Rechnungsübermittlung, der Zustellbestätigung der Rechnung sowie des Rechnungsstatus und der Berichterstellung rund um die Uhr nutzen.

    Wird HH Global Zahlungen über Tungsten Network tätigen?

    Tungsten Network ist keine Zahlungsplattform. HH Global wickelt den Zahlungsverkehr weiterhin auf dem gewohnten Wege ab.

    Ist es erforderlich, eine Software zu installieren?

    Die Tungsten-Lösungen erfordern keine Software- oder Hardware-Installationen zum Senden von Rechnungen.

    Wie kann ich einen Anhang zu meiner Rechnung hinzufügen?

    • Da HH Global Anhänge gestattet, gehen Sie zum Bereich „Rechnungsstellung“ und wählen Sie „Rechnungen mit ausstehenden Anhängen“.
    • Sie können nach Ihrer Rechnung suchen, indem Sie im Suchfeld die Rechnungsnummer eingeben oder die Tabelle „Rechnungen, die noch Anhänge erfordern“ nach den einzelnen Spaltenüberschriften sortieren
    • Überprüfen Sie die zulässigen Dateitypen in der Spalte „Upload“
    • Klicken Sie auf „Auswählen“, um die Datei/en hinzuzufügen, die Sie von Ihrem Computer als Anhang senden möchten
    • Sie können Ihre Anhänge in der Spalte „Anzahl der Anhänge“ sehen
    • Alle Rechnungen mit Anhängen müssen von Ihnen freigegeben werden. Damit geben Sie uns das Zeichen, dass die Rechnungen verarbeitet werden dürfen. Aktivieren Sie die Kästchen bei den entsprechenden Rechnungen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigeben“
    • Sie können maximal 3 Anhänge per Rechnung senden. Die Anhänge müssen im TIFF-Format übermittelt werden
    • Bei einer Rechnung mit fehlenden Anhängen müssen Sie die Anhänge innerhalb von 24 Stunden hinzufügen, bevor die Rechnung automatisch gesendet wird

    Kann ich noch immer Papierrechnungen versenden, nachdem ich die RTT-Benachrichtigung (Meldung, dass Rechnungen eingereicht werden können) von Tungsten erhalten habe?

    Nein, HH Global geht davon aus, dass Sie nach Erhalt dieser Benachrichtigung alle Rechnungen über Tungsten versenden und ab diesem Zeitpunkt keine Papierrechnungen mehr nutzen (diese werden abgelehnt, wenn sie weiterhin eingehen). Dadurch sollen mögliche Rechnungsduplikate vermieden werden.

    Kann ich zwei Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer schicken?

    Nein, dadurch sollen doppelte Rechnungen vermieden werden. Das System selbst erlaubt nicht die zweimalige Eingabe der gleichen Nummer.

    Kann ich eine Rechnung mit einem früheren Rechnungsdatum als dem heutigen Datum schicken?

    Rechnungen für HHG EMEA und HHG APAC, die mehr als 7 Tage vor dem Einreichungsdatum rückdatiert sind, werden nicht akzeptiert. Diese Validierungsregel wurde hinzugefügt, damit beide Organisationen die Vorteile der zur Verfügung stehenden Frühzahlungsregelungen (Skonto) vollumfänglich nutzen können.

    Wenn ich mehrere Bestellnummern auf der Kopfebene eingebe, werden meine Rechnungen nicht übermittelt. Wo kann ich diese Informationen eingeben?

    Bitte geben Sie nur eine Bestellung im Feld „Bestellung“ in der Kopfzeile der Rechnung ein. Bitte geben Sie andere Bestellungen im Textkörper der Rechnung ein – jeweils eine Bestellung auf jeder zugehörigen Zeile, zum Beispiel:

    • Reihe 1: erste Bestellung, Beschreibung der zugehörigen Lieferung/Leistung/Waren
    • Reihe 2: zweite Bestellung, Beschreibung der zugehörigen Lieferung/Leistung/Waren
    • Reihe 3: dritte Bestellung, Beschreibung der zugehörigen Lieferung/Leistung/Waren

    Bedeutet der Status „Akzeptiert“ im Tungsten Network-Portal, dass meine Rechnung von Upfield zur Zahlung akzeptiert wurde?

    Nein, um einen korrekten Status Ihrer versendeten Rechnungen zu erhalten, sollten Sie den jeweils aktualisierten Rechnungsstatus in Ihrem Konto im Tungsten-Portal einsehen.

    Wenn ich über Tungsten den Rechnungsstatus verwende, welche Art von Updates zum Rechnungsstatus erhalte ich dann über das Tungsten-Portal?

    • Versendet: Ihre Rechnung muss noch vom Tungsten-System validiert werden
    • Angenommen: Ihre Rechnung hat den Validierungsprozess von Tungsten erfolgreich durchlaufen. Die Rechnung ist noch nicht bei der Kreditorenbuchhaltung von HH Global eingegangen.
    • Fehlgeschlagen: Ihre Rechnung hat den Validierungsprozess von Tungsten nicht erfolgreich durchlaufen. Bitte überprüfen Sie die Rechnung auf häufig vorkommende Fehler, bevor Sie ein Ticket erstellen (z. B. im Bereich der Bestellung)
    • Zugestellt: Ihre Rechnung kann an die Kreditorenbuchhaltung von HH Global übermittelt werden.
    • Erhalten: Ihre Rechnung wurde in das System der Kreditorenbuchhaltung von HH Global eingegeben. Sie wird auf Richtigkeit überprüft und bearbeitet.
    • Abgelehnt: Ihre Rechnung hat den Validierungsprozess der Kreditorenbuchhaltung von HH Global nicht erfolgreich durchlaufen und wurde abgelehnt. Sie erhalten eine Mitteilung über die Ablehnung von HH Global EMAIL.
    • Genehmigt: Ihre Rechnung wurde gebucht
    • Bezahlt: Ihre Rechnung wurde bezahlt
    • Ausnahme: Ihre Rechnung wird durch HH Global überprüft. Sie werden gegebenenfalls mit der Bitte um Korrektur/Gutschrift kontaktiert.

    Wer ist für die Bereitstellung der Anmeldedaten für einen zusätzlichen Zugang zu Tungsten für andere Benutzer zuständig?

    Wenn sich ein Lieferant oder Käufer im Tungsten-Portal anmeldet, muss er einen Administrator benennen. Die Administratorinformationen sind über einen Klick auf „Mein Konto“ einsehbar. Mit einem Klick auf „Mein Profil“ erscheinen die Informationen am unteren Bildschirmrand.

    Der Administrator kann neue Benutzer hinzufügen und Zugriffsrechte ändern.

    Warum akzeptiert Tungsten meine bei der Rechnungserstellung angegebene Rechnungsnummer nicht?

    Tungsten speichert alle Rechnungsnummern, die Sie an HH Global senden. Das schützt sowohl Sie als auch HH Global vor der Möglichkeit doppelter Einsendungen. Daher sollte Ihre Rechnung immer eine nur einmal vergebene Nummer haben: So werden z. B. 1/2013 und 1/2014 angenommen.

    Für welche Länder sind Benachrichtigungen erforderlich?

    Belgien
    Kanada
    Tschechien
    Dänemark
    Frankreich
    Ungarn
    Irland
    Italien
    Luxemburg
    Neuseeland
    Norwegen
    Südafrika
    Spanien

    Warum werden meine Bestellungen nicht im Tungsten Network-Portal gefunden?

    1. Ihre Bestellung wurde innerhalb der letzten 24 Stunden erstellt. Das System ist so geplant, dass einmal täglich alle neuen Bestellungen kopiert und während der Nacht an TUNGSTEN übertragen werden. Es gibt keine Live-Verbindung zwischen dem SRM (Supplier Relations Management, Lieferantenmanagement) und TUNGSTEN. Daher erscheinen alle Bestellungen in den Lieferantenprofilen auf TUNGSTEN 24 Stunden später.
    2. Es besteht ein echtes Mapping-Problem. Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit dem Tungsten-Support auf, um dies Problem zu lösen und Ihr Unternehmen mit der richtigen Einheit zu verbinden.

    Wie viel kostet das Senden von elektronischen Rechnungen?

    Als Teil seines Dienstleistungsangebots für Lieferanten stellt HH Global kostenloses E-Invoicing über die Webformular-Lösung zur Verfügung.
    HH Global zahlt keine Kosten für die Integrierte Lösung. Informationen dazu finden Sie im Preismodell.

    Wie sicher ist das Senden von Rechnungen über das Web-Formular?

    Der Zugriff auf den Tungsten-Service, einschließlich des Web-Formulars, erfordert drei Autorisierungen durch Benutzerdaten. Darüber hinaus wird jede Sitzung mit einer 128-Bit-Standard-SSL-Verschlüsselung mittels Klasse-3-Server-Zertifikaten von Verisign geschützt. Sobald Ihre Rechnung erstellt wurde, wird sie in dem sicheren Archiv aufbewahrt, in dem sie durch die neuesten Sicherheitsmaßnahmen geschützt wird, welche täglich überprüft werden.

    Dies bedeutet, dass nur autorisierte Benutzer eine Verbindung zur Website herstellen können und dass, sobald eine Verbindung besteht, die gesamte Kommunikation privat ist und die Daten vollkommen sicher sind.

    Kann Tungsten mit Mitarbeitern zusammenarbeiten, die andere Sprachen sprechen?

    Das Geschäft zwischen Ihnen und Ihrem Kunden wird in derselben Sprache fortgesetzt. Sie sollten weiterhin Rechnungen in der Sprache senden, die Sie normalerweise verwenden.

    Wenn Sie Unterstützung benötigen, erstellen Sie ein Ticket über das Tungsten Network-Portal.

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